Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej. Na podstawie przepisów prawa podatkowego jest ona obowiązana do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. W przypadku stosunku pracy płatnikiem jest pracodawca, który nalicza, pobiera i odprowadza zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych z wynagrodzenia pracownika.

Co do zasady, za zobowiązania podatkowe odpowiada podatnik (w analizowanych okolicznościach – pracownik) całym swoim majątkiem. Jednak z art. 26a Ordynacji podatkowej wynika, że podatnik nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania czynności, o których mowa w art. 12 (przychody ze stosunku pracy), 13 oraz 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – do wysokości zaliczki, do której pobrania zobowiązany jest płatnik.

Płatnik, który nie wykona swoich obowiązków, odpowiada za podatek niepobrany lub podatek pobrany, a niewpłacony całym swoim majątkiem (art. 30 § 1 i § 3 Ordynacji podatkowej). Zatem ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowości w obliczeniu, pobraniu i wpłaceniu podatku do organu podatkowego.

Warto zwrócić uwagę, że nie ponosi on odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe podatnika, ale za własne działania i zaniechania w zakresie obowiązków określonych przepisami prawa. Należy zatem uznać, że podatnik nie będzie ponosił odpowiedzialności za tę część podatku, do pobrania której był zobowiązany płatnik, chyba że za niepobranie podatku winę ponosi podatnik. Wtedy, na podstawie art. 30 § 5 Ordynacji podatkowej, płatnik jest zwolniony od odpowiedzialności za nienależyte wykonanie swoich obowiązków w omawianym zakresie.