Wynagrodzenie wypłacane pracownikowi stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu. Nie ulega wątpliwości, że wydatek ten jest ponoszony przez pracodawcę w celu uzyskania lub utrzymania przychodu. Istotne znaczenie ma moment, w którym zaliczenie do kosztów może nastąpić.

Zgodnie z art. 22 ust. 6ba ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 updof (w tym ze stosunku pracy) oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi, wskazane należności są kosztem uzyskania przychodów z chwilą ich faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracowników. Analogiczną regulację można odnaleźć także w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych w art. 15 ust. 4g.

Wątpliwości może budzić sytuacja, w której pracodawca wypłaca wynagrodzenie do końca miesiąca, za które jest ono należne, jednak pracownik, z przyczyn leżących po jego stronie, odbierze je dopiero w kolejnym miesiącu. Decydujące znaczenie ma w takim przypadku moment postawienia wynagrodzenia do dyspozycji pracownika. Wynagrodzenie jest postawione do dyspozycji pracownika, jeżeli pracodawca umożliwia pracownikowi odebranie go. Nie ma znaczenia, czy pracownik faktycznie odbierze wynagrodzenie – istotne jest, że pracodawca umożliwił jego odbiór w ustalonym terminie.

Jeżeli natomiast pracodawca uchybi terminowi i nie będzie gotów do wypłaty wynagrodzenia pracownikowi w terminie ustalonym, to wartość wynagrodzenia będzie mogła zostać ujęta w kosztach uzyskania przychodów dopiero z chwilą faktycznej wypłaty lub postawienia wynagrodzenia do dyspozycji pracownika.