Co do zasady, termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego określa się w planie urlopów. Sporządzając go, pracodawca powinien uwzględnić wnioski pracowników, zawierające proponowane przez nich terminy wykorzystania urlopu oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie pracy. Pracodawca nie jest jednak związany tymi wnioskami.

Po ustaleniu planu urlopów może zaistnieć konieczność przesunięcia terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego przez pracownika – zarówno z jego inicjatywy, jak i inicjatywy pracodawcy.

Zgodnie z art. 164 § 2 kodeksu pracy, przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Inaczej mówiąc, podstawą decyzji o przesunięciu terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego powinny być wyjątkowe okoliczności, które wymagają obecności pracownika ze względu na posiadane przez niego cechy, umiejętności, wiedzę. „Chodzi tu o takie okoliczności, które nie były znane pracodawcy w momencie sporządzania planu urlopów, np. potrzebę prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego albo ochrony mienia, a także konieczność usunięcia awarii czy potrzebę usunięcia wad w oddawanym do odbioru obiekcie, albo niespodziewane spiętrzenie prac, których wykonanie może w istotny sposób oddziaływać na pozycję pracodawcy” (K. Rączka [w:] M. Gersdorf, W. Ostaszewski, M. Raczkowski, A. Zwolińska, K. Rączka, Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV, Warszawa 2024).

Oceny, czy zachodzą przesłanki uzasadniające przesunięcie terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego, dokonuje pracodawcy. Pracownik nie musi wyrażać zgody na taką zmianę – powinien zastosować się do decyzji pracodawcy, która stanowi polecenie służbowe.

Ustawodawca nie uregulował jednoznacznie kwestii zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z przesunięciem urlopu. Przeważająca część doktryny stoi na stanowisku, że w przypadku przesunięcia terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy, w drodze analogii zastosowanie ma art. 167 § 2 kodeksu pracy. Pracodawca powinien zatem zwrócić pracownikowi koszty poniesione bezpośrednio w związku z przesunięciem urlopu. Można jednak spotkać się ze stanowiskiem przeciwnym. Jego zwolennicy uważają, iż skoro przepis art. 164 § 2 kodeksu pracy nie nakłada na pracodawcę obowiązku zwrotu kosztów spowodowanych przesunięciem urlopu wypoczynkowego, to takie zobowiązanie nie powstaje. Jedynie w przypadku nieuzasadnionego przesunięcia urlopu wypoczynkowego pracownik ma prawo dochodzić od pracodawcy odszkodowania na podstawie art. 471 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy.