Jednym z podstawowych obowiązków płatnika składek jest terminowe opłacanie naliczonych i pobranych składek na ubezpieczenia społeczne. Przekroczenie ustawowego terminu, co do zasady skutkuje koniecznością zapłaty odsetek za zwłokę. Płatnik powinien to zrobić samodzielnie, bez wezwania wystosowanego organ. Istnieją jednak okoliczności, kiedy obowiązek zapłaty odsetek nie powstanie. 

Wysokość stawek odsetek za zwłokę od nieterminowo regulowanych składek na ubezpieczenia społeczne od 3 lipca 2025 roku wynosi 13% w stosunku rocznym. Odsetki na gruncie ubezpieczeń społecznych wylicza się zgodnie z zasadami wynikającymi z Ordynacji podatkowej. Oznacza to, że:

• nalicza się je od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności składek do dnia ich zapłaty, włącznie z tym dniem,
• zaokrągla się je do pełnych złotych w taki sposób, że końcówki kwot odsetek wynoszące mniej niż 50 gr pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 gr i więcej podwyższa do pełnych złotych,
• należy je uiścić razem z zaległymi składkami.

Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby 1% kwoty minimalnego wynagrodzenia, z zastrzeżeniem ust. 1b-1f. W 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4.666 zł. Na podstawie przywołanego wyżej art. 23 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w tym roku nie nalicza się odsetek, o ile ich wysokość przed zaokrągleniem jest mniejsza niż 46,66 złotych.

Ponadto odsetek nie nalicza się, jeżeli ich nieopłacenie wynika z:

• przyczyn leżących po stronie ZUS, za okres od dnia, w którym składki stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia (art. 23 ust. 1b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych),
• błędnego zawiadomienia przez ZUS o stanie rozliczeń (art. 23 ust. 1c pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych),
• zastosowania się płatnika w danym okresie rozliczeniowym do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS (art. 23 ust. 1c pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych),
• zastosowania się płatnika do pisma ZUS w jego indywidualnej sprawie (art. 23 ust. 1c pkt 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych),
• zastosowania się płatnika do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS, która następnie uległa zmianie (art. 23 ust. 1c pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).