Pracownicy ponoszą odpowiedzialność materialną za szkody wywołane niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków pracowniczych. Przesłanki odpowiedzialności, jej zasady i wyłączenia ustawodawca przewidział w dziale V kodeksu pracy zatytułowanym „Odpowiedzialność za powierzone mienie”.

Zgodnie z treścią art. 115 kodeksu pracy pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda. Ta regulacja wyraża podstawową zasadę odpowiedzialności materialnej – zasadę adekwatności. Polega ona na tym, że odpowiedzialność pracowników za szkody ma charakter ograniczony, a jej granice wyznaczają dwa elementy. Pierwszy stanowi rzeczywiście poniesiona przez pracodawcę strata, tj. faktyczna szkoda poniesiona przez pracodawcę na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania przez pracownika jego obowiązków pracowniczych. Natomiast drugim są normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynika szkoda. Musi zatem istnieć związek przyczynowo – skutkowy pomiędzy określonym zachowaniem pracownika a powstałą szkodą.

Pracownik, któremu można przypisać winę nieumyślną, ponosi odpowiedzialność do kwoty stanowiącej równowartość trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 kodeksu pracy). Oznacza to, że może dojść do sytuacji, w której szkoda pracodawcy będzie większa niż limit odpowiedzialności pracownika zastrzeżony przez ustawodawcę, a tym samym pracodawca nie będzie zaspokojony w pełnym zakresie. Jeśli natomiast pracownik wyrządzi szkodę pracodawcy z winy umyślnej, to poniesie odpowiedzialność na znacznie surowszych zasadach niż wskazane powyżej. Stosownie bowiem do dyspozycji art. 122 kodeksu pracy, jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. Wina umyślna przyjmuje dwie postaci: zamiaru bezpośredniego oraz zamiaru ewentualnego. Zamiar bezpośredni ma miejsce wówczas, gdy pracownik naruszając obowiązki chce wyrządzić szkodę w mieniu pracodawcy. Natomiast zamiar ewentualny zachodzi, gdy pracownik przewiduje możliwość spowodowania szkody i godzi się na to.

Warto pamiętać, że pracownik nie poniesie odpowiedzialności za szkodę w granicach, w jakich pracodawca lub inna osoba przyczyniła się do jej powstania lub zwiększenia (art. 117 § 1 kodeksu pracy). Przyczynienie się do szkody stanowią zachowania pracodawcy lub osoby trzeciej polegające na działaniu lub zaniechaniu, pozostające w związku przyczynowym ze szkodą i będące obiektywnie nieprawidłowe. Podczas ustalania zakresu odpowiedzialności pracownika przyczynienie się jest brane pod uwagę dopiero po ustaleniu zakresu szkody. Pracownik nie ponosi również ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, w tym nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka (art. 117 § 2 kodeksu pracy). Jako przykład można wskazać w oparciu o wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 czerwca 1998 r., sygn. akt I PKN 49/98, że nieosiągnięcie przez pracodawcę spodziewanych korzyści z działalności gospodarczej nie wyłącza możliwości dochodzenia przez pracowników roszczeń o należne im wynagrodzenie za pracę.