Obecnie ustawodawca daje pracodawcom możliwość wyboru formy, w jakiej przechowują oni dokumentację pracowniczą. Może być ona przechowywana tradycyjnie w formie papierowej albo w formie elektronicznej. Ponadto, pracodawca może dowolnie zmieniać postać prowadzonej dokumentacji w trakcie zatrudnienia, po spełnieniu określonych w ustawie obowiązków wobec pracowników.

Z art. 94⁸ kodeksu pracy wynika, że pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie następowała przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Natomiast zmiana postaci z elektronicznej na papierową będzie następowała przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Definicję legalną „odwzorowania cyfrowego” można znaleźć w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Jest to dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. Odwzorowaniem cyfrowym będzie zatem w szczególności nadanie postaci elektronicznej dokumentowi istniejącemu pierwotnie w postaci papierowej, w sposób możliwy do odczytania i wykorzystania przy zastosowaniu istniejących możliwości technicznych i technologicznych. Może ona zostać zapisana w systemie teleinformatycznym lub na dowolnym nośniku, który zapewni poufność zapisanych informacji, jak również ich dostępność osobom upoważnionym.

Na podstawie art. 94 pkt 9b kodeksu pracy pracodawcy muszą zapewnić przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Wskazany powyżej okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy przede wszystkim osób zatrudnianych po 1 stycznia 2019 roku. Płatnik może również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji dotyczącej pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych w latach 1 stycznia 1999 roku – 31 grudnia 2018 roku. W tym przypadku musi jednak spełnić dodatkowe ustawowe obowiązki. Przedsiębiorca w pierwszej kolejności powinien złożyć oświadczenie ZUS OSW, a następnie w ciągu roku od złożenia tego oświadczenia, przekazać do ZUS raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku. Ustawa nie dopuszcza skrócenia okresu dla ubezpieczonych zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku, nawet jeśli tytuł do ubezpieczeń trwa nadal po tej dacie. Okresu przechowywania dokumentacji nie mogą skrócić także pracodawcy zatrudniający osoby wykonujące pracę górniczą lub na stanowiskach równorzędnych z pracą górniczą – do niej zaliczanych, ale tylko w stosunku do tych osób. Za pozostałych pracowników mogą skorzystać ze skróconego okresu, pod warunkiem, że złożą ZUS OSW. W przypadku, gdy nie ma podstaw do zastosowania 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, to pracodawca jest zobowiązany przechowywać ją przez 50 lat.