Urlopu bezpłatnego udziela się na pisemny wniosek pracownika. Pracodawca uwzględniając wniosek wyraża zgodę na nieświadczenie przez pracownika pracy przez określony czas. Pracownikowi w tym okresie nie przysługuje prawo do wynagrodzenia.

Przez cały okres urlopu bezpłatnego trwa stosunek pracy między stronami.  W konsekwencji wlicza się go do ogólnego okresu zatrudnienia, który wskazuje się w świadectwie pracy. Ponadto w tym dokumencie należy odnotować także sam fakt korzystania z tego urlopu.

Zgodnie z art. 174 §  2 kodeksu pracy okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Oznacza to, że nie uwzględnia się tego okresu m.in. przy ustalaniu okresu zatrudnienia wymaganego dla przyznania dodatku stażowego czy nagrody jubileuszowej. Co do zasady, nie bierze się go pod uwagę przy ustalaniu stażu, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego.

Urlop bezpłatny trwający łącznie co najmniej 1 miesiąc powoduje proporcjonalne obniżenie wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi za dany rok na podstawie art. 155² § 1 w związku z art. art. 155¹ § 1 pkt 2 kodeksu pracy.

Wynagrodzenie pracownika, który korzysta w danym okresie rozliczeniowym z urlopu bezpłatnego, ustala się w różny sposób, w zależności od tego, czy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie określone w stawce godzinowej albo miesięcznej. Zgodnie z § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy, w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą, i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia – miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. W przypadku wynagrodzenia ustalonego w stawce godzinowej pracownik otrzyma natomiast wynagrodzenie za faktycznie przepracowane godziny w danym miesiącu.