Miejsce wykonywania pracy stanowi element istotny umowy o pracę. Jego właściwe określenie wpływa na ustalenie charakteru świadczenia przez pracowników pracy. Na jego podstawie można stwierdzić, czy pracownik jest pracownikiem mobilnym, czy i kiedy przebywa w podróży służbowej, czy został oddelegowany do innego miejsca pracy na określony czas. W każdym z tych przypadków inaczej zakreślone są obowiązki pracodawcy i świadczenia należne pracownikom.

Pracownik, który wykonuje pracę w różnych miejscach w związku z charakterem wypełnianych przez niego obowiązków pracowniczych, jest pracownikiem mobilnym. Typową cechą pracy takiej osoby jest ciągłe przemieszczanie się na pewnym obszarze. „[…] miejsce świadczenia pracy pracownika mobilnego oznaczające pewien obszar jego aktywności zawodowej musi odzwierciedlać rzeczywisty stan rzeczy. Ma zatem być to obszar, w którym pracownicy mobilni będą na stałe zobowiązani do przemieszczania się, będą wykonywać przewozy na tym właśnie obszarze. Niezsynchronizowane z rodzajem pracy oznaczenie miejsca pracy może prowadzić do oceny, iż postanowienie dotyczące miejsca pracy jest nieważne z mocy art. 58 § 3 k.c. w zw. z art. 300 k.p.” (por. Uchwała Składu 7 Sędziów Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 roku II PZP 11/08).

W przypadku pracownika mobilnego odbywanie przez niego podróży nie oznacza, iż są to podróże służbowe, ponieważ te mają charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały. Pracownik mobilny przemieszcza się natomiast z racji tego, że jest to wpisane w zakres powierzonych mu zadań. Z tego względu pracownikom mobilnym nie przysługują diety i inne świadczenia właściwe dla podróży służbowych. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca zadecydował o przyznawaniu pracownikom dodatkowych świadczeń stanowiących rekompensatę kosztów ponoszonych przez pracownika na wyżywienie w czasie realizowania obowiązków służbowych.

W świetle art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodami z pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Warunkiem uznania świadczenia za nieodpłatne jest spełnienie przez nie łącznie następujących przesłanek, wynikających z orzeczenia Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 roku, sygn. K 7/13:

1. zostało spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

2. zostało spełnione w interesie pracownika (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosło mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

3. korzyść uzyskana przez pracodawcę jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Przyjmuje się, że przekazanie pracownikom mobilnym środków na pokrycie kosztów wyżywienia podczas realizowania ich obowiązków „w terenie” wypełnia przedstawione powyżej przesłanki. Powinno zatem zostać zakwalifikowane jako przychód ze stosunku pracy i opodatkowane. Pracodawca nie ma bowiem obowiązku zapewniania pracownikom mobilnym, którzy nie przebywają w podróży służbowej, posiłków. W konsekwencji, omawiane świadczenia są spełniane w interesie pracownika i stanowią przychód ze stosunku pracy, który nie korzysta ze zwolnienia od opodatkowania.

Potwierdzenie tego stanowiska można znaleźć w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 23 sierpnia 2024 roku, sygn. 0112-KDIL2-1.4011.588.2024.1.DJ. „Nie ma bowiem racjonalnego uzasadnienia, aby finansowanie wyżywienia pracownika podczas wykonywania przez niego obowiązków służbowych nie uznać za przychód podatkowy. Tego rodzaju świadczenie otrzymywane przez pracownika ma dla niego charakter osobisty, niezależnie od celu i okoliczności w jakich zostało mu one przekazane. To, że charakter obowiązków służbowych wykonywanych przez pracownika wiąże się z wykonywaniem pracy (np. poza miejscem zamieszkania) nie oznacza, że pracodawca ma obowiązek pokrywać (finansować) posiłki dla niego. Pracownik niezależnie od tego, gdzie wykonuje obowiązki służbowe zawsze przecież ponosi wydatki związane z wyżywieniem, a tylko wówczas, gdy jest w podróży służbowej pracodawca jest zobowiązany do sfinansowania podwyższonych kosztów wyżywienia”.