Zaświadczenie płatnika składek Z-3 stanowi wniosek o wypłatę zasiłku chorobowego, a w jego treści zawiera się także informacje niezbędne do ustalenia prawa do zasiłku oraz jego wysokości. Należy go przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w sytuacjach, gdy zasiłek chorobowy jest wypłacany przez ZUS.

Ubezpieczonemu będącemu pracownikiem, który stał się niezdolny do pracy, przysługuje wynagrodzenie chorobowe, a następnie zasiłek chorobowy. Płatnikiem zasiłku może być pracodawca, jeśli zgłasza on do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 ubezpieczonych (według stanu na dzień 30 listopada 2024 roku) albo ZUS. W każdym przypadku ZUS wypłaca zasiłek chorobowy przysługujący za okres po ustaniu tytułu do ubezpieczenia.

Warunkiem otrzymania przez ubezpieczonego zasiłku z ZUS jest przekazanie do ZUS wniosku o jego wypłatę. Jeśli taki wniosek nie wpłynie, to zasiłek nie zostanie wypłacony.

Zgodnie z art. 61b ust. 5 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa: „w przypadku ubezpieczonych, o których mowa w art. 61  ust. 1 pkt 2 lit. a (dla których zasiłki wypłaca ZUS), płatnik składek przekazuje do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wniosek, wydruk zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 55a  ust. 6, albo zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w art. 55a  ust. 7, wraz z dokumentami niezbędnymi do przyznania i wypłaty zasiłku niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia ich otrzymania”. Przepis ten stanowi podstawę złożenia zaświadczenia Z-3 do ZUS. Dodatkowo z art. 61a ust. 2 tej samej ustawy wynika, że płatnicy składek są zobowiązani bezpłatnie udostępniać dane, których żąda ZUS w celu ustalenia prawa do zasiłku, jego wysokości, podstawy wymiaru i jego wypłaty.

Ponadto, w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 roku w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków określono zakres przekazywanych informacji. Zgodnie z §  2 ust. 1 tego rozporządzenia: dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, zwany dalej „Zakładem”, zasiłku chorobowego jest, złożone w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez Zakład, na elektroniczną skrzynkę podawczą Zakładu lub na adres do doręczeń elektronicznych, zaświadczenie płatnika składek zawierające informacje określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia. We wskazanym załączniku można znaleźć wszystkie informacje, które zdaniem ustawodawcy, są niezbędne do ustalenia prawa do zasiłku i jego wysokości. Do momentu uzyskania od płatnika składek zaświadczenia Z-3 ubezpieczony nie uzyska zasiłku z ZUS. Jeśli płatnik uchyla się od przekazania tego dokumentu do ZUS, to ubezpieczony we własnym zakresie i ZUS mogą wzywać go do przedłożenia tego dokumentu. Jeśli one nie będą skuteczne, to finalnie sąd może nakazać jego złożenia. Ubezpieczony występuje w takiej sytuacji do sądu z pozwem o nakazanie płatnikowi złożenia omawianego dokumentu. Z orzecznictwa wynika, że sądy przychylają się do żądań ubezpieczonych w tym zakresie, gdyż z przywołanych powyżej przepisów jednoznacznie wynika obowiązek jego przesłania do ZUS.