Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Taką osobą może być pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, ale także przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik czy członek organu osoby prawnej, lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. Zgłoszenia nieprawidłowości są możliwe w procedurze wewnętrznej i zewnętrznej.

Ustawa o ochronie sygnalistów, która weszła w życie 25 września 2024 roku, obliguje niektóre podmioty do ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych i prowadzenie rejestru takich zgłoszeń. Ustawa w pierwszej kolejności objęła swoim zakresem podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób oraz podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, niezależnie od liczby zatrudnionych osób.

Sygnalista, który nie chce dokonać zgłoszenia wewnętrznego, może skorzystać z zewnętrznej ścieżki. Przepisy w tym zakresie zaczną obowiązywać od 25 grudnia 2024 roku. Będzie je obsługiwał Rzecznik Praw Obywatelskich. Do jego zadań będzie należało przyjmowanie zgłoszeń, weryfikacja wstępna i przekazywanie do właściwych organów publicznych, które będą podejmowały dalsze działania. Ponadto rzecznik będzie rozpoznawał zgłoszenia dotyczące konstytucyjnych praw i wolności, o ile w takiej sprawie nie będzie właściwy żaden inny organ. Zgłoszeń zewnętrznych będzie można dokonywać osobiście, telefonicznie, na piśmie pocztą tradycyjną albo elektronicznie z wykorzystaniem dedykowanego formularza.