Przychód ze stosunku pracy stanowią wszelkie świadczenia, które pracownik otrzymuje od pracodawcy w związku z łączącym ich stosunkiem prawnym. Co do zasady, ich wartość podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywania obowiązków poza siedzibą pracodawcy. Ustawodawca przewiduje, że podczas podróży służbowej pracownikowi należne są od pracodawcy środki w postaci diety i zwrotu kosztów. Pracodawca jest obowiązany zwrócić pracownikowi, który wykorzystał prywatny samochód w celu odbycia delegacji służbowej, zarówno koszty przejazdu, jak i inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą w tym opłaty za parkowanie pojazdu i przejazdy autostradami.

Przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia z podatku dochodowego diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

W celu ustalenia, czy zwrot kosztów poniesionych przez pracownika podczas podróży służbowych zwolniony jest z podatku, odwołać się należy do przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Z § 2 wskazanego rozporządzenia wynika, iż z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje:

1. dieta;

2. zwrot kosztów:

a. przejazdów,

b. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,noclegów,

c. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pojęcie innych niezbędnych wydatków obejmuje opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (§ 4 ust. 2 ww. rozporządzenia). Zwraca się je pracownikowi w udokumentowanej wysokości (§ 4 ust. 1 ww. rozporządzenia). Ich wartość jest zwolniona z opodatkowania.

W celu uzyskania od pracodawcy świadczeń należnych w związku z odbytą podróżą służbową, pracownik obowiązany jest załączyć niezbędne dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Jeżeli ich przedstawienie nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2 ww. rozporządzenia).