Pracownik może ponosić odpowiedzialność porządkową, odpowiedzialność materialną za szkodę wyrządzoną pracodawcy z winy umyślnej albo nieumyślnie oraz w powierzonym mu mieniu. Ta ostatnia ma najszerszy zakres. Dla jej zastosowania konieczne jest prawidłowe powierzenie pracownikowi mienia pracodawcy z obowiązkiem zwrotu i do wyliczenia się.

Podstawową zasadą w przypadku szkody powstałej w mieniu powierzonym jest pełna odpowiedzialność pracownika. Takim mieniem będzie wszystko to, co pracodawca powierzył pracownikowi z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Art. 124 § 1 kodeksu pracy wskazuje przykładowo:

• pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
• narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze.

Katalog nie ma charakteru zamkniętego. Wynika to wprost z § 2 tego artykułu. Zgodnie z przywołaną normą pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione w § 1, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.

Warunkami poniesienia odpowiedzialności materialnej przez pracownika jest prawidłowe powierzenie mienia oraz wystąpienie szkody w tym mieniu. Ustawodawca stosuje w tym przypadku domniemanie zawinienia szkody przez pracownika. Domniemanie ma charakter wzruszalny, a jego obalenie będzie pozwalało zwolnić się od odpowiedzialności. Pracownik może w tym celu powołać się na niezależne od niego przyczyny powstania szkody, a w szczególności na niezapewnienie przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Prawidłowe powierzenie mienia następuje wtedy, gdy możliwe jest dokładne ustalenie jego ilości i jakości. Najczęściej dochodzi do zawarcia umowy, w której treści precyzuje się warunki powierzenia mienia, a także sposób i zakres jego odpowiedzialności w razie powstania szkody. Dzięki zachowaniu takiej formy spełniony jest kolejny warunek polegający na uzyskaniu zgody pracownika na takie powierzenie. Pracodawca musi również faktycznie przekazać mienie, z którego pracownik ma obowiązek się rozliczyć lub które ma zwrócić. W chwili gdy pracownik obejmie pieczę nad powierzonym mieniem, powstaje po jego stronie obowiązek szczególnej dbałości o powierzone mu mienie.

Na zakończenie warto dodać, że możliwe jest także jednoczesne powierzenie mienia kilku pracownikom. Wtedy przyjmują oni na siebie wspólną odpowiedzialność materialną. Powierzenie mienia kilku pracownikom łącznie następuje na podstawie umowy o współodpowiedzialności materialnej, zawartej na piśmie przez pracowników z pracodawcą. W takiej sytuacji, na skutek powstania szkody w powierzonym mieniu, pracowników obciąża odpowiedzialność w częściach określonych w tej umowie.