Utworzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) jest co do zasady obowiązkowe dla wszystkich podmiotów zatrudniających. Z drugiej jednak strony udział w nich jest dobrowolny dla osób zatrudnionych. Osoby te mogą w każdej chwili zrezygnować z uczestnictwa w PPK. Natomiast niektóre kategorie podmiotów zatrudniających są zwolnione z obowiązku tworzenia PPK. Trzeba pamiętać, że zwolnienie nie jest bezterminowe.

Ustawodawca w szczególnych przypadkach wyłączył powszechny obowiązek tworzenia i prowadzenia PPK. Przepisów ustawy nie stosuje się bowiem do:

1. mikroprzedsiębiorców, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji z uczestnictwa w PPK (o której mowa w art. 23 ust. 2 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych);

2. podmiotu zatrudniającego będącego osobą fizyczną, który zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby;

3. podmiotów, które w momencie objęcia ich obowiązkiem utworzenia PPK prowadzą pracowniczy program emerytalny (PPE) oraz w związku z tym naliczają oraz odprowadzają od niego składki podstawowe w wymiarze co najmniej 3,5% wynagrodzenia, a dodatkowo poziom partycypacji w PPE wynosi co najmniej 25% spośród wszystkich osób zatrudnionych. Co istotne, aby możliwe było skorzystanie ze zwolnienia z obowiązku tworzenia PPK z powołaniem na opisywany mechanizm, poziom partycypacji w PPE musi być stale utrzymywany na poziomie przynajmniej 25% zatrudnionych, a odprowadzane składki muszą wynosić co najmniej 3,5% wynagrodzenia. Zatem należy pamiętać, że nie wystarczy, aby przywołane warunki były spełnione na dzień objęcia podmiotu zatrudniającego przepisami ustawy o PPK.

Podmiot zatrudniający, które w momencie objęcia obowiązkiem utworzenia PPK prowadził PPE, zostanie objęty regulacją ustawy o pracowniczych planach kapitałowych począwszy od dnia:

• zawieszenia naliczania i odprowadzania składek podstawowych do PPE w okresie przekraczającym 90 dni;
• ograniczenia wysokości odprowadzanych składek podstawowych do PPE poniżej 3,5% wynagrodzenia w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych;
• likwidacji PPE;
• opóźnienia w odprowadzaniu składek podstawowych do PPE przekraczającego 90 dni, które wynikło z celowego działania podmiotu zatrudniającego;
• następującego po dniu 1 stycznia albo 1 lipca danego roku, jeżeli według stanu na ten dzień w PPE uczestniczy mniej niż 25% osób zatrudnionych w tym podmiocie zatrudniającym.

W związku z powyższym, podmiot zatrudniający, który prowadzi PPE, musi przekazać Polskiemu Funduszowi Rozwoju oświadczenie o liczbie pracowników i uczestników tego programu. Ma obowiązek to robić dwa razy w roku odpowiednio do 31 stycznia i do 31 lipca. W oświadczeniu tym należy wskazać liczbę pracowników i uczestników PPE według stanu na 1 stycznia albo na 1 lipca w danym roku kalendarzowym. Jeśli zmniejszyła się liczba osób oszczędzających w PPE to powstanie konieczność tworzenia PPK. Podmiot zatrudniający powinien:

• do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy (90 dni) zawrzeć w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych umowy o prowadzenie PPK oraz
• nie później niż na 10 dni roboczych przed upływem tego terminu zawrzeć umowę o zarządzanie PPK.

Powyższe terminy liczy się od dnia następującego po dniu, na który podmiot zatrudniający ustala stan udziału w PPE. Oznacza to, że terminy przypadają odpowiednio na 2 stycznia i 2 lipca.