Ustawodawca przewidział limity czasowe w zawieraniu umów o pracę na czas określony. Nie mają one jednak charakteru bezwzględnego. Istnieją bowiem okoliczności, po zajściu których możliwe jest trwanie umów o pracę na czas określony po przekroczeniu dopuszczalnych okresów ustawowych. W przypadku przekroczenia limitów z obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy ma on obowiązek powiadomić okręgowego inspektora pracy.

Stosownie do dyspozycji art. 25¹ § 1 kodeksu pracy okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech. Limity w zawieraniu umów na czas określony biegną niezależnie od siebie. Może zatem nastąpić wyczerpanie jednego z nich, mimo że drugi nadal trwa.

Przekroczenie limitów jest dopuszczalne w razie:

1. zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

2. wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

3. wykonywania pracy przez okres kadencji, na przykład w sytuacjach definiowanych w Kodeksie spółek handlowych),

4. wskazania obiektywnych przyczyny leżących po stronie pracodawcy,

– jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy (art. 25¹ § 4 kodeksu pracy).

W razie zawarcia umowy o pracę, o której mowa w punkcie czwartym powyżej, pracodawca ma obowiązek powiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy. Obowiązek ten wynika z art. 25¹ § 5 kodeksu pracy. Powinien to zrobić w formie pisemnej lub elektronicznej, wskazując przyczyny zawarcia takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia.

Pracodawca, który nie wykona powyższego obowiązku popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny. Stosownie bowiem do dyspozycji art. 281 pkt 1a kodeksu pracy, kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę, o której mowa w art. 25¹ § 4 pkt 4, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia, podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

„Wykroczenie popełni pracodawca, […] który w ogóle nie zawiadomi właściwego okręgowego inspektora o zawarciu umowy o pracę na czas określony w warunkach wskazanych w art. 25¹ § 4, jak również ten, który dokona zawiadomienia w niewłaściwy sposób, a więc nie poda przyczyny uzasadniającej – jego zdaniem – zawarcie umowy przekraczającej dopuszczalne limity, oraz ten, który zastosuje niewłaściwą formę lub nieodpowiedni termin zawiadomienia. Dla popełnienia omawianego wykroczenia nie ma znaczenia fakt, czy w danym przypadku istnieje obiektywne uzasadnienie przekroczenia przez pracodawcę maksymalnych limitów zatrudnienia na podstawie umowy lub umów na czas określony” (Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak).