Pracodawca powinien prowadzić dla każdej zatrudnianej osoby dokumentację pracowniczą. W jej skład wchodzą akta osobowe oraz inne dokumenty związane z zatrudnieniem, jak na przykład dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, wypłaty wynagrodzeń, ubiegania się o urlopy itp. Akta osobowe stanowią źródło wielu informacji na temat przebiegu zatrudnienia danego pracownika jak również o poprzednich stosunkach pracy.

Szczegółowe informacje o tym, jakie dokumenty powinny znajdować się w aktach osobowych pracowników i jak powinny być rozmieszczone można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 roku. Nie zawiera ono jednak przepisów określających reguły usuwania z akt osobowych pracowników dokumentów, które nie powinny się w nich znaleźć.

Akta osobowe pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika. Składają się one z nastęujących części:

– część A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące badań lekarskich;

– część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;

– część C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy; 

– część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;

– część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu: informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22^1c § 6 kodeksu pracy), informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 kodeksu pracy), informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22^1c § 6 i art. 22^1e § 2 kodeksu pracy), informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających po-dobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku pub-licznego (art. 22^1d § 10 i art. 22^1f § 2 kodeksu pracy).

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny zostać ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Co więcej, każda część powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów i oświadczeń (§ 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Jak już zostało wspomniane wcześniej, ustawodawca nie określił, w jaki sposób należy usuwać z akt osobowych dokumenty, które nie powinny się tam znaleźć. W praktyce najczęściej ponownie numeruje się zgromadzone dokumenty w tej części akt, z której dokument został usunięty, oraz sporządza się zaktualizowany wykaz.

Przepisy przewidują natomiast, jak należy postąpić w razie zajścia okoliczności uzasadniających usunięcie z akt osobowych odpisu zawiadomienie o ukaraniu oraz informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika. Zgodnie z przepisem art. 113 kodeksu pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Jak wynika z § 4 ust. 3 rozporządzenia „w związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery”. Podobnie, „w związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery” (§ 4 ust. 4 rozporządzenia).