Za sprawą rozwoju technologicznego niemal wszystko można już załatwić przez Internet. Normą stały się zakupy on-line, czy załatwianie spraw urzędowych z wykorzystaniem systemu ePUAP. Również pracodawcy w dużej mierze korzystają ze zdalnego kontaktu z ZUS czy urzędami skarbowymi.

Zgodnie z art. 29 § 2 kodeksu pracy: „Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków”.

Ponadto pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia do prac co najmniej, o:

a. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

b. obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,

c. przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,

d. przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,

e. zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,

f. w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,

g. w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,

h. innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,

i. wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,

j. obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,

k. prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,

l. układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,

m. w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Dodatkowo, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca powiadamia pracownika także o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Powyżej wskazane informacje pracodawca może przekazać w formie pisemnej lub elektronicznej. Z postaci elektronicznej można skorzystać, jeżeli będzie ona dostępna dla pracownika z możliwością wydrukowania informacji oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.

Co do zasady umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie. Jednak ustawodawca w przepisie, w którym wskazuje na formę czynności prawnej, przewiduje, w jaki sposób można „naprawić” naruszenie formy jej zawarcia. Tym samym, umowy w innej formie niż pisemna nie powoduje nieważności czynności prawnej. W takiej sytuacji, zgodnie ze zdaniem drugim przywołanego wyżej przepisu art. 29 § 2 kodeksu pracy, pracodawca powinien potwierdzić pracownikowi na piśmie podstawowe elementy umowy o pracę.

Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego: „Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli” (art. 78 § 1 kodeksu cywilnego). W konsekwencji, formie pisemnej czynności prawnej czyni zadość wyłącznie dokument z odręcznym podpisem. Oznacza to, że jedyną drogą jej zachowania jest wymiana dokumentów papierowych przez strony stosunku prawnego. Ponadto w art. 78¹ kodeksu cywilnego ustawodawca wskazał, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (§ 1). Zgodnie z § 2 tego artykułu złożone w ten sposób oświadczenie woli jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Niezależnie od powyższego, warto pamiętać o treści art. 36 ust. 7 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z tym przepisem prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych osoba zgłaszana „potwierdza własnoręcznym podpisem”. W ustawie tej nie można znaleźć przepisu, który w sposób jednoznaczny (jak kodeks cywilny) zrównywałby formę elektroniczną z formą pisemną.