Ruchomy czas pracy to szczególny rozkład czasu pracy, w którym przewiduje się różne godziny rozpoczęcia pracy. Takie rozwiązanie cechuje się dużą elastycznością. Dodatkowo jego wprowadzenie pozwala na uniknięcie godzin nadliczbowych w przypadku, gdy pracownik rozpoczyna pracę po raz drugi w tej samej dobie roboczej.

Ustawodawca przewidział regulację w tym zakresie w art. 140¹ kodeksu pracy. Zgodnie z przywołanym przepisem rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. Należy jednak pamiętać, że niedopuszczalne jest ustalanie przez pracodawcę godzin rozpoczęcia pracy z krótkim wyprzedzeniem, np. z dnia na dzień.

Dodatkowo rozkład czasu pracy może również określać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 kodeksu pracy). Stosując takie rozwiązanie pracodawca może ustalić różne godziny rozpoczęcia pracy w poszczególnych dniach lub wskazać przedział godzin, a pracownik sam podejmie decyzję, o jakiej porze rozpocznie pracę.

Oczywiście, aby można było korzystać w danym zakładzie pracy z ruchomego czasu pracy, musi on zostać formalnie wprowadzony, zgodnie z rozwiązaniami wynikającymi z art. 150 kodeksu pracy. Ustala się go:

1. z inicjatywy pracodawcy:

• w układzie zbiorowym pracy lub porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkim zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241^25a;
• w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe;

2. na pisemny wniosek pracownika, niezależnie od ustalenia takich rozkładów czasu pracy z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników.

Warto zwrócić uwagę, że regulacja dotycząca ruchomego czasu pracy nie nakłada na pracodawcę obowiązku zmiany regulaminu pracy. Podchodząc jednak do tego zagadnienia racjonalnie należy przyjąć, że po wprowadzeniu ruchomego czasu pracy, pracodawca powinien dostosować regulamin do istniejącego stanu rzeczy. Regulamin, odnosząc się do stosowanych systemów i rozkładów pracy, musi odzwierciedlać praktykę stosowaną u danego pracodawcy. Nie można dopuścić do sytuacji, w której to nowo zatrudniony pracownik zostanie wprowadzony w błąd poprzez zapoznanie go z regulaminem, który nie odpowiada prawdzie.

W przypadku, gdy ruchomy czas pracy zostaje wprowadzony na wniosek pracownika, to pracodawca nie ma obowiązku sporządzania dla niego rozkładu czasu pracy (grafiku).

Ustawodawca wprost wskazał, że w omawianych rozkładach czasu pracy ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 140¹ § 4 kodeksu pracy). „Godziny tej pracy są natomiast wliczane na ogólnych zasadach – tak jak wszystkie inne godziny pracy – do ustalania liczby godzin pracy w okresie rozliczeniowym. Ponowne wykonywanie pracy oznacza, że między dwoma okresami jej wykonywania występuje przerwa. Powoduje to konieczność wyraźnego odróżnienia regulacji z § 1 i 2 od przerywanego czasu pracy, w którym także w czasie doby występuje przerwa w świadczeniu pracy (art. 139 § 1). W przerywanym systemie pracy przekroczenie dobowej normy czasu pracy jest bowiem pracą w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 1). Wydaje się, że odróżnienie tych dwóch regulacji powinno nastąpić z uwzględnieniem obligatoryjnego, nieprzerwanego 11-godzinnego okresu odpoczynku pracownika (art. 132 § 1). Wynika stąd, że z ponownym wykonywaniem pracy w ciągu tej samej doby w rozumieniu § 4 mamy do czynienia tylko wtedy, gdy dwa okresy pracy przedzielone są przerwą w wymiarze co najmniej 11 godzin” (K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2024).