Z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych finansowane są świadczenia, których celem jest łagodzenie różnic w poziomie życia oraz niesienie pomocy materialnej osobom, które są uprawnione do korzystania z nich. Ustawodawca określa zasady tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) oraz okoliczności, kiedy jest to obligatoryjne, a kiedy fakultatywne.

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych uzależnia przyznanie świadczeń z ZFŚS wyłącznie od kryteriów socjalnych. Zgodnie z treścią art. 8 ust. 1 wspomnianej ustawy, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu [ZFŚS] uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu [ZFŚS]. Należy z tego wnioskować, że nieprawidłowe jest dokonywanie dopłat dla wszystkich podmiotów uprawnionych do świadczeń w równej wysokości. Ponadto pracodawca nie może przyjąć innych kryteriów według własnego uznania (np. staż pracy pracownika, rodzaj umowy o pracę, przynależność pracownika do określonej grupy pracowników lub do związków zawodowych). „Realizacja socjalnych celów zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wprowadza konieczność uzależnienia wypłacanego świadczenia od sytuacji materialnej i rodzinnej poszczególnych pracowników” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 7 marca 2017 roku, III AUa 801/16). Dlatego też w każdym przypadku przyznawanie świadczeń musi poprzedzać dokonanie oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego.

Przepisy ustawy nie określają kryteriów, według których powinna nastąpić ocena sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS. Katalog tych kryteriów jest bowiem niezwykle szeroki i nie sposób stworzyć ich wyczerpującej listy. Najczęściej stosowanym kryterium jest dochód na jednego członka rodziny. „Na sytuację życiową, rodzinną i majątkową pracownika składają się średni dochód uprawnionego (liczony z kilku miesięcy wstecz), liczba osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, wysokość ich dochodów, jak i ewentualne inne aspekty zdrowotne i rodzinne, w tym wiek osób pozostających na utrzymaniu pracowników ich szczególne potrzeby życiowe, posiadane majątki (wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 17 stycznia 2013 r. III AUa 647/12).
[…]
Bycie w gronie osób uprawnionych do korzystania ze środków funduszu nie gwarantuje uzyskania świadczeń. Fundusz nie jest więc ogólnie dostępny dla wszystkich uprawnionych osób. Zastosowanie kryterium socjalnego oznacza, że w pierwszej kolejności świadczenia z funduszu uzyskują pracownicy, których sytuacja socjalna jest najgorsza. Pracownicy, których sytuacja życiowa, rodzinna i materialna została uznana za dobrą – mogą otrzymać świadczenie w niższej wysokości lub mogą nie otrzymać go wcale” (B. Tomaszewska [w:] Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Komentarz, wyd. II, LEX/el. 2022).