Podróż służbowa może przypadać na czas, który nie jest dla pracownika czasem pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem. Aby prawidłowo rozliczyć taką podróż oraz przyznać pracownikowi należne mu świadczenia warto zastanowić się, czy odbywanie podróży służbowej w dniu wolnym od pracy powinno zostać zaliczone do czasu pracy pracownika.

W celu zdefiniowania pojęcia „podróż służbowa” odwołać się należy do treści art. 77⁵ § 1 kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Podróż służbową określić należy zatem jako wykonywanie przez pracownika polecenia pracodawcy, które obejmuje przemieszczanie się i świadczenie pracy poza siedzibą pracodawcy lub stałym miejscem pracy.

Czas podróży służbowej zaliczany jest do czasu pracy, jeżeli jest ona odbywana w harmonogramowych godzinach pracy pracownika. Natomiast w przypadku gdy czas podróży służbowej przypada poza rozkładowymi godzinami pracy pracownika, czas jej trwania nie stanowi czasu pracy i nie przysługują za niego żadne świadczenia. W tym czasie pracownik nie pozostaje bowiem w dyspozycji pracodawcy (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 czerwca 2005 roku, sygn. akt II PK 265/04).

Czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej zostanie zaliczony do czasu pracy w sytuacji, gdy w tym czasie pracownik świadczył pracę. W takim przypadku pracownikowi przysługiwać będzie czas wolny od pracy lub stosowne wynagrodzenie.

W celu rozliczenia podróży służbowej, która miała miejsce w dniu wolnym od pracy, konieczne jest ustalenie, czy w czasie tej podróży pracownik świadczył pracę. Jeżeli pracownik nie świadczył pracy, to czasu podróży służbowej nie należy zaliczać do czasu pracy. Natomiast jeśli w czasie podróży służbowej przypadającej w dniu rozkładowo wolnym od pracy pracownik świadczył pracę, ma on prawo do świadczeń przysługujących z tytułu wykonywania pracy w takim dniu.