Każdy pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację związaną z zatrudnieniem pracowników przez określony czas ustalony przez ustawodawcę. Może to być 10 albo 50 lat. Istotne znaczenie ma data nawiązania stosunku pracy z pracownikiem, a także przekazanie do ZUS stosowanych raportów.

Przechowywanie dokumentacji przez tak długi czas, a szczególnie przy dużej liczbie pracowników, może być kłopotliwe. Ponadto może w tym okresie dojść do likwidacji lub ogłoszenia upadłości przez pracodawcę. Nasuwa się zatem pytanie, co należy zrobić w takim przypadku z dokumentacją pracowniczą?

Zasady przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem w przypadku likwidacji lub ogłoszenia upadłości pracodawcy z sektora prywatnego określa art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przepis ten wskazuje m.in. podmioty odpowiedzialne za wybór przechowawcy oraz przypadki, w których dokumenty powinny zostać przekazane do archiwum państwowego.

W przypadku likwidacji lub ogłoszenia upadłości pracodawcy – odpowiednio – likwidator lub syndyk wskazuje podmiot prowadzący działalność gospodarczą polegającą na przechowywaniu akt osobowo-płacowych, któremu zostaną przekazane do dalszego przechowywania dokumenty związane z zatrudnieniem, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji ustalonego na podstawie odrębnych przepisów (art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

Przechowywanie akt osobowo-płacowych odbywa się na podstawie odpłatnej umowy przechowania. W związku z tym likwidator bądź syndyk ma obowiązek zapewnić środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca określonego odrębnymi przepisami okresu przechowywania dokumentacji, liczonego od dnia:

1. zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;

2. wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Warunkiem przyjęcia do przechowania dokumentów związanych z zatrudnieniem przez archiwum państwowe jest niemożność zapewnienia środków na pokrycie kosztów dalszego przechowywania tych dokumentów (art. 51u ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Niemożność tę stwierdza sąd rejestrowy na wniosek pracodawcy lub syndyka masy upadłości (art. 51u ust. 3 wyżej wymienionej ustawy). Przed wydaniem stosownego postanowienia sąd zasięga opinii właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy naczelnika urzędu skarbowego (art. 51u ust. 4 przywołanej wyżej ustawy). Celem opinii jest przedstawienia informacji umożliwiających sądowi zapoznanie się z sytuacją finansową pracodawcy i ustalenie, czy pracodawca dysponuje środkami pozwalającymi na sfinansowanie przechowywania akt osobowo – płacowych.

Przed przekazaniem dokumentów osobowo-płacowych do przechowania likwidator lub syndyk ma obowiązek je uporządkować według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 roku w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Likwidator lub syndyk przekazuje dokumentację związaną z zatrudnieniem do dalszego przechowywania przed wykreśleniem pracodawcy z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (art. 51u ust. 7 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).