Pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za wykonaną przez niego pracę lub za czas niewykonywania pracy, jeśli przepisy prawa tak stanowią. Może się tak zdarzyć, że wypłacając wynagrodzenie pracodawca popełni błąd – ustali nieprawidłową kwotę należnego pracownikowi uposażenia albo wykona niewłaściwy przelew.

Pracownik, który uzyskał wynagrodzenie za pracę w kwocie wyższej niż należna, w zakresie nadwyżki jest bezpodstawnie wzbogacony. W takiej sytuacji pracownik powinien zwrócić uzyskaną korzyść. Wynika to wprost z przepisów kodeksu cywilnego (art. 405 i nast. kodeksu cywilnego), stosowanych w oparciu o odesłanie zawarte w art. 300 kodeksu pracy. Zgodnie z art. 405 kodeksu cywilnego „kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości.”

„Pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc nie musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu (art. 409 k.c.)” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 sierpnia 2001 roku, sygn. I PKN 408/00). Prezentowany pogląd wydaje się być jednak zbyt szeroki. W wielu sytuacjach pracownik doskonale zdaje sobie sprawę, że doszło do omyłki pracodawcy. Takie założenia można byłoby przyjąć jedynie w odniesieniu do tych składników wynagrodzeń, których wypłaty pracownik się spodziewa, a ich wysokość również nie jest dla pracownika zaskakująca.

„Natomiast nie budzi sprzeciwu ostrożna teza wyr. SN [Sądu Najwyższego] z 20.6.2001 r. (I PKN 511/00, OSP 2003, Nr 10, poz. 131 z glosą A. Drozda, tamże), zgodnie z którą: „przypisanie pracownikowi powinności liczenia się z obowiązkiem zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia za pracę (art. 409 w zw. z art. 405 k.c. [kodeksu cywilnego] i art. 300 k.p. [kodeksu pracy]) musi uwzględniać, że zgodnie z art. 18 k.p., pracodawca może indywidualnym aktem przyznać pracownikowi wynagrodzenie w rozmiarze większym, niż wynikający z obowiązujących przepisów płacowych” (por. Komentarz do art. 409 kodeksu cywilnego, red. K. Osajda, 2021).

Trzeba pamiętać, że pracodawca nie może samodzielnie, bez zgody pracownika, potrącić nienależnych kwot z przyszłych wynagrodzeń. Zgodnie z art. 87 § 1 kodeksu pracy bez zgody pracownika pracodawca może potrącić z wynagrodzenia za pracę jedynie sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi, kary pieniężne przewidziane w art. 108 kodeksu pracy. Ponadto bez zgody pracownika pracodawca może również odliczyć z wynagrodzenia za pracę wynagrodzenie bezpodstawnie wypłacone pracownikowi za minione okres nieobecności w pracy, za który nie zachowuje on prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 kodeksu pracy). Może to zrobić jedynie w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę, przypadającym bezpośrednio po bezzasadnej wypłacie.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby potrąceń dokonywać za zgodą pracownika. Musi ona zostać wyrażona na piśmie i dotyczyć konkretnej, istniejącej w dniu wyrażenia zgody wierzytelności, której wysokość jest już ustalona. Pracownik nie może wyrazić zgody na potrącenie wierzytelności mogących dopiero powstać w przyszłości, których wysokość jest jeszcze nieznana. Co więcej, zgoda pracownika na potrącenie z wynagrodzenia za pracę jest skuteczna wyłącznie do wysokości kwoty wolnej od potrąceń określonej w art. 91 § 2 kodeksu pracy.

Jeśli pracownik nie udzieli zgody na potrącenie z wynagrodzenia za pracę nienależnie wypłaconych mu przez pracodawcę kwot, to pracodawca może dochodzić ich zwrotu przed sądem w drodze powództwa o zapłatę w oparciu o wyżej wspomniane przepisy o bezpodstawnym wzbogaceniu. Pracodawca powinien pamiętać, iż obowiązek zwrotu świadczenia wygasa, jeżeli ten, kto je uzyskał, zużył je lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją mógł liczyć się z obowiązkiem jej zwrotu (art. 409 kodeksu cywilnego).