Co do zasady pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę wykonaną. Ustawodawca przewidział szczegółowo przypadki, kiedy pracownik otrzyma wynagrodzenie także za okresy, w których praca nie była wykonywana. Niektóre nieobecności powodują także przerwy w opłacaniu składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Takie okresy należy wykazywać w miesięcznym raporcie rozliczeniowym, czyli ZUS RSA – raporcie imiennym o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek. Jest to załącznik do deklaracji ZUS DRA.  

Przerwy w opłacaniu składek oznaczone 3-znakowym kodem rozpoczynającym się od cyfry 1. Najczęściej występujące przerwy wraz z kodami, to:

• urlop bezpłatny (kod przerwy – 111),
• urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 2 kodeksu pracy (kod przerwy – 121),
• okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku (kod przerwy – 151), lub
• okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy (kod przerwy – 152)

Powyższe przerwy wykazuje się w raportach ZUS RSA za miesiąc, w którym one wystąpiły.

Określona przerwa może dotyczyć wyłącznie dni będących dla danego pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Jeżeli zatem pracownik nie pracuje w soboty i niedziele, to nawet w przypadku, gdy nieobecność nieusprawiedliwiona będzie obejmować dni poprzedzające i następujące po weekendzie, to wyłącznie w dniach pracy może zostać wskazana przerwa w opłacaniu składek. W takim przypadku soboty i niedziele nie mogą zostać zaliczone do okresu nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, ponieważ są one dla pracownika dniami wolnymi.