Z wynagrodzenia pracownika płatnik nalicza, pobiera i odprowadza zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. W przypadku, gdy nie pobierze takiej zaliczki albo gdy ją pobierze, ale nie wpłaci jej do urzędu skarbowego, to poniesie za to odpowiedzialność.

Co do zasady za zobowiązania podatkowe odpowiada podatnik (w analizowanych okolicznościach – pracownik) całym swoim majątkiem. Jednak z uregulowań art. 26a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, iż podatnik nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania czynności, o których mowa w art. 12, 13 oraz 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – do wysokości zaliczki, do której pobrania zobowiązany jest płatnik.

Zgodnie z art. 8 ordynacji podatkowej płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Płatnik, który nie wykona swoich obowiązków, odpowiada za podatek niepobrany lub podatek pobrany a niewpłacony (art. 30 § 1 ordynacji podatkowej). Warto zwrócić uwagę, że nie ponosi on odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe podatnika, ale za własne działania i zaniechania w zakresie obowiązków określonych przepisami prawa. Należy zatem uznać, że podatnik nie będzie ponosił odpowiedzialności za tę część podatku, do pobrania której był zobowiązany płatnik, chyba że za niepobranie podatku winę ponosi podatnik. Wtedy, na podstawie art. 30 § 5 ordynacji podatkowej, płatnik jest zwolniony od odpowiedzialności za nienależyte wykonanie swoich obowiązków w omawiany zakresie (por. wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 9 listopada 2010 r., sygn. akt SK 10/08).