Aktem właściwym dla ustalenia warunków wynagradzania jest regulamin wynagradzania. Jednak nie każdy pracodawca jest zobowiązany do jego ustalenia. Mali pracodawcy precyzują zasady w tym zakresie w umowie o pracę, a duże podmioty mogą być objęte układem zbiorowym pracy.

Zgodnie z art. 77² § 1 kodeksu pracy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Wobec tego, w przypadku, gdy u pracodawcy spod regulacji układowej wyłączona jest grupa co najmniej 50 pracowników, pomimo obowiązywania układu, pracodawca powinien dla nich ustalić warunki wynagradzania w regulaminie. Z kolei w przypadku pracodawcy zatrudniającego mniej niż 50 pracowników (nieobjętych zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowych pracy) pracodawca może uregulować zasady wynagradzania w regulaminie wynagradzania. Jeśli natomiast pracodawca zatrudnia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala on warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie.

Treści regulaminu określa warunki wynagradzania za pracę oraz warunki przyznawania innych świadczeń związanych z pracą. Minimum treści co do warunków wynagradzania stanowi określenie wynagrodzenia zasadniczego na podstawie czasu wykonywania pracy lub wyniku pracy (wynagrodzenie akordowe, prowizyjne). Nieokreślenie wynagrodzenia zasadniczego oznacza, że dany akt nie jest regulaminem wynagradzania. Poza tą obowiązkową treścią regulamin może określać inne składniki wynagrodzenia za pracę (np. premie, dodatki za pracę w warunkach szczególnie uciążliwych lub za pracę na stanowisku kierowniczym) oraz zasady przyznawania innych świadczeń związanych z pracą (np. odpraw).

Regulamin wynagradzania obowiązuje do czasu objęcia pracowników zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę (art. 77² § 3 kodeksu pracy). Układ zbiorowy może określać także inne niż płacowe kwestie. Dlatego też ustawodawca zastrzegł, że uchylenie obowiązywania regulaminu wynagradzania następuje tylko wtedy, gdy układ ustala warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę. Należy przy tym przyjąć, że wejście w życie układu zbiorowego, który określa warunki wynagradzania, skutkuje utratą mocy obowiązującej regulaminu wynagradzania (i regulaminu premiowania, jeżeli taki odrębny dokument obowiązywał u pracodawcy) także w przypadku, gdy układ pomija pewne świadczenia uregulowane w dotychczas obowiązujących regulaminach. Innymi słowy, należy założyć zupełność regulacji układowej, chyba że z treści układu wynika inna wola partnerów społecznych. Do utraty mocy obowiązującej regulaminu dojdzie niezależnie od tego, czy układ zbiorowy przewiduje korzystniejsze lub mniej korzystne rozwiązania w porównaniu do postanowień regulaminu. W orzecznictwie dopuszcza się „współobowiązywanie” regulaminu i układu (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 grudnia 2005 r., sygn. akt III PK 91/05). Niemniej trzeba przyjąć, że taka możliwość jednoczesnego obowiązywania regulaminu i układu zbiorowego dotyczy wyłącznie dwóch przypadków – wyraźnego wskazania w układzie zbiorowym, że nie reguluje on danych zasad wynagradzania, pozostawiając to regulacji regulaminowej, oraz późniejszego wprowadzenia, w zakresie nieobjętym układem, regulaminu wynagradzania (lub premiowania).