Wprowadzone do kodeksu pracy w 2023 roku przepisy uregulowały pracę zdalną. Ustawodawca nałożył na pracodawcę obowiązek wypłacania świadczenia stanowiącego rekompensatę za wykorzystywanie przez pracownika jego własnych narzędzi oraz wypłacania ryczałtu za zużycie prądu i usług telekomunikacyjnych. Ponadto pracownik może otrzymać dodatkowe środki, jeśli pracodawca wezwie go do stawienia się w siedzibie firmy. 

Najczęściej pracownik świadczący pracę zdalnie będzie to robić ze swojego mieszkania. Nie jest to jednak warunek konieczny. Przepisy wskazują, że ma być to miejsce wybrane przez pracownika, jednak musi być ono uzgodnione z pracodawcą. Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa w porozumieniu, regulaminie lub w poleceniu pracy zdalnej. Oczywiście może się zdarzyć, że pracownik będzie świadczył pracę z innej miejscowości niż siedziba pracodawcy. W takiej sytuacji dojazd do pracodawcy może wiązać się dla niego z poniesieniem wysokich kosztów. Wśród nich mogą się znaleźć bilety komunikacyjne, koszty paliwa, noclegu, wyżywienia, itp. Aby zrekompensować pracownikowi te wydatki pracodawca może zadecydować o ich zwrocie.

Interpretacje KIS potwierdzają, że w takich okolicznościach dojazd do siedziby pracodawcy jest kwalifikowany jako podróż służbowa. Zgodnie z art.  77⁵ §  1 kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Na tej podstawie należy przyjąć , że mieszczą się w tej definicji wyjazdy zlecone przez pracodawcę, związane ze świadczeniem pracy poza stałym miejscem pracy (miejscem zamieszkania lub innym uzgodnionym miejscem). Jeśli wyjazd spełnia te przesłanki to pracodawca może wypłacać należności z tytułu podróży służbowych.

„ […] należy stwierdzić, że ponoszone za pracownika przez spółkę wydatki w czasie podróży służbowej stanowią dla pracownika przychód, o którym mowa w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże, jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Zwolnienie, przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

W myśl § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;

2. zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.”

(interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 22 grudnia 2023 roku, 0114-KDIP3-2.4011.908.2023.1.JK3).

Na podstawie przywołanych wyżej przepisów należy uznać, że świadczenia stanowiące zwrot kosztów poniesionych przez pracownika wykonującego pracę zdalnie w związku z wezwaniem go przez pracodawcę do siedziby może korzystać ze zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Aby tak się stało podróż musi spełniać przesłanki podróży służbowej określone w art. 77⁵ kodeksu pracy. Ponadto wypłacane przez pracodawcę świadczenia muszą odpowiadać tym, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej i mieścić się w przewidzianych w tym rozporządzeniu limitach.