Płatnicy zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych są zobowiązani przekazać administracji skarbowej oraz podatnikom (np. pracownikom) deklaracje PIT-11 za 2023 rok. Stanowią one podstawę dokonania rocznych rozliczeń podatkowych z fiskusem.

PIT-11 to deklaracja, która jest podstawową informacją o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Sporządza ją płatnik, który w trakcie roku rozlicza, pobiera i wpłaca zaliczki na podatek dochodowy. Dla pracowników stanowi on co do zasady podstawowe źródło wiedzy niezbędnej do sporządzenia zeznań rocznych.

Płatnik przekazuje omawiane deklaracje do administracji skarbowej wyłącznie elektronicznie do końca stycznia 2024 roku. Pracownikom powinny one zostać przekazane do końca lutego 2024 roku.  Przepisy nie określają formy, w jakiej pracownicy powinni otrzymać PIT-11. Może być on wydany pracownikowi bezpośrednio bądź wysłany listem poleconym. Dla bezpieczeństwa płatnika powinien mieć on potwierdzenie tego, że pracownik otrzymał deklarację w ustawowym terminie. Warto zwrócić uwagę, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby PIT-11 został wysłany do pracownika z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Płatnik może wysłać go mailem, jednak plik powinien mieć format nieedytowalny, który będzie możliwy do odczytania przez pracownika (np. PDF). Ponadto plik powinien być opatrzony podpisem elektronicznym (np. certyfikatem kwalifikowanym), który jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Warto również poprosić, aby podatnik potwierdził odebranie informacji w wiadomości zwrotnej.