Plan urlopów, co do zasady, powinien zostać ustalony z wyprzedzeniem, przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy. Zazwyczaj plan urlopów ustala się na okres roku kalendarzowego. Dopuszcza się również możliwość jego ustalenia na kwartał lub półrocze.

Plan urlopów opracowuje pracodawca, a następnie podaje go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 § 2 kodeksu pracy). Tworząc plan urlopów pracodawca powinien uwzględnić wnioski pracowników zawierające proponowane przez nich terminy wykorzystania urlopu oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie pracy.

W trakcie okresu objętego planem urlopów, mogą zaistnieć okoliczności, które wywołają konieczność jego zmiany. Oczywiście trzeba pamiętać, że ustawodawca w pewnych sytuacjach nakłada na pracodawcę obowiązek przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego pracownika wskazanego w planie urlopów. Dzieje się tak, jeżeli wystąpią okoliczności wskazane przez ustawodawcę w art. 165 kodeksu pracy. Zgodnie z powyższą normą, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

1. czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
2. odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
3. powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
4. urlopu macierzyńskiego,

pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Uzupełniająco nadmienić należy, że w myśl art. 166 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek udzielenia tego urlopu, którego pracownik nie mógł wykorzystać w pierwotnie zaplanowanym terminie z przyczyn wskazanych powyżej, w terminie późniejszym.

Ponadto pracodawca może podjąć decyzję w tym zakresie samodzielnie. Pracodawca może też, ale nie musi, zezwolić na przesunięcie terminu urlopu, jeżeli pracownik wystąpi z umotywowanym wnioskiem albo jeżeli przemawiają za tym szczególne potrzeby pracodawcy, a nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 kodeksu pracy).