Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca.

Ustawodawca w art. 104 § 1 kodeksu pracy określił, że regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. W tym szeroko zarysowanym zakresie przewidziano także szczegółowe elementy, które powinny znaleźć się w jednym z podstawowych aktów wewnętrznych prawa pracy.

Można przyjąć, że zakres przedmiotowy regulaminu pracy obejmuje trzy zasadnicze grupy zagadnień. Są to:

1. postanowienia ustalające organizację i porządek w procesie pracy;

2. postanowienia określające prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z procesem pracy;

3. informacje o karach stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej..

Zgodnie z art. 104¹ § 1 kodeksu pracy regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności:

1. organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;

2. systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;

3. (uchylony)

4. porę nocną;

5. termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;

6. wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;

7. rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;

7a. wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;

8. obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;

9. przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Oczywiście należy mieć na względzie, że niektóre z wyżej wymienionych elementów powinny zostać umieszczone w regulaminie pracy jedynie w przypadku, gdy są adekwatne do realiów pracy w danym zakładzie pracy, np. jeżeli pracodawca zatrudnia młodocianych.

Oprócz przywołanych powyżej zagadnień regulamin pracy powinien zawierać informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 kodeksu pracy z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników (art. 104¹ § 2 kodeksu pracy).

Regulamin pracy może również odnosić się do:

• wprowadzania przerwy w pracy niewliczanej do czasu pracy, przeznaczonej na przykład na spożycie posiłków lub załatwienie spraw osobistych;
• zasad odpracowania prywatnych wyjść;
• szczegółowych obowiązków pracowników, jak na przykład:
  • właściwego wykonywania pracy, poprzez nieniszczenie, niepsucie maszyn i urządzeń,
  • samowolnego nieopuszczania stanowiska pracy;
• zasad postępowania w razie stwierdzenia nietrzeźwości pracownika;
• zasad postępowania w sprawie udzielania urlopów wypoczynkowych i innych zwolnień od pracy;
• określenia czasu i miejsca przyjmowania pracowników przez kierownika zakładu;
• organizowania stanowiska pracy;
• zasad dostarczania pracownikom sprzętu i materiałów.