Pracownik podczas wykonywania swoich obowiązków służbowych może tworzyć utwory w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zgodnie z art. 1 tej ustawy utworem, czyli przedmiotem prawa autorskiego, jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia.

Przepis art. 12 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych statuuje prawo pracodawcy, którego pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy, do nabycia autorskich praw majątkowych do tego utworu z chwilą jego przyjęcia, w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron. Prawo to może zostać wyłączone lub zmodyfikowane na podstawie przepisów ustawy lub postanowień umowy o pracę.

Co ważne, pracodawca nabywa autorskie prawa majątkowe do utworu stworzonego wyłącznie przez pracownika w rozumieniu art. 2 kodeksu pracy, tj. osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Przepis nie przyznaje prawa do nabycia autorskich praw majątkowych do utworów stworzonych przez osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w szczególności na podstawie umowy o dzieło czy umowy zlecenia. Dodatkowo prawa autorskie do utworu nie będą przysługiwać pracodawcy, jeżeli jego stworzenie nie należało do obowiązków pracownika. W takim przypadku nie ma znaczenia okoliczność, iż utwór powstał w godzinach pracy lub do jego stworzenia został wykorzystany sprzęt należący do pracodawcy.

Przedmiotem nabycia są wyłącznie autorskie prawa majątkowe do utworu. Obejmują one prawo do korzystania z utworu i rozporządzania nim na wszystkich polach eksploatacji oraz do wynagrodzenia za korzystanie z utworu (art. 17 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Ponadto, jeżeli umowa o pracę nie stanowi inaczej, z chwilą przyjęcia utworu pracodawca nabywa własność przedmiotu, na którym utwór utrwalono (art. 12 ust. 3 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).

Przepisy ustawy prawo autorskie nie precyzują sposobu, w jaki pracodawca ma dokonać przyjęcia utworu. Zastosowanie mają zatem przepisy Kodeksu cywilnego o oświadczeniach woli, w szczególności art. 60 kodeksu cywilnego. Przepis ten stanowi, iż wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny,
w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej. W konsekwencji, wola przejęcia utworu może zostać wyrażona w dowolny sposób – zarówno wprost, jak i w sposób dorozumiany. Z art. 13 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych wynika, że jeżeli pracodawca nie zawiadomi twórcy w terminie sześciu miesięcy od dostarczenia utworu o jego nieprzyjęciu lub uzależnieniu przyjęcia od dokonania określonych zmian w wyznaczonym w tym celu odpowiednim terminie, uważa się, że utwór został przyjęty bez zastrzeżeń. Strony mogą określić inny termin.

Ustawodawca nałożył na pracodawcę, mocą art. 12 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, obowiązek przystąpienia do rozpowszechniania utworu przeznaczonego do tego celu w umowie o pracę w okresie dwóch lat od daty przyjęcia utworu. Jeżeli tego nie zrobi, to twórca może wyznaczyć mu na piśmie odpowiedni termin na rozpowszechnienie utworu. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego przez pracownika terminu, prawa uzyskane przez pracodawcę wraz z własnością przedmiotu, na którym utwór utrwalono, powracają do pracownika – twórcy. Przy czym pracownik i pracodawca mogą w drodze umowy określić inny termin na przystąpienie przez pracodawcę do rozpowszechniania utworu, a nawet wyłączyć możliwość powrotu autorskich prawa majątkowych do pracownika.