Skopiuj link
Większość spraw, które można powiedzieć o harmonogramach wynika z zawiłych interpretacji, domniemań. Niestety w obecnym porządku prawnym powiedzieć cokolwiek pewnego o harmonogramie czasu pracy jest bardzo trudno.
Wystarczy, że spróbujemy odpowiedzieć na z pozoru najprostsze pytanie: na jak długi okres czasu pracy powinniśmy sporządzać harmonogram czasu pracy? Pytanie jedno, a odpowiedzi kilka. Z jednej strony znajdziemy opinie, które głoszą, że sporządzanie harmonogramu nie jest bezwzględnym obowiązkiem. Na przeciwnym biegunie jednym głosem staną opinie urzędowe (MPiPS, PIP), zgodnie z którymi harmonogramy należy sporządzić na cały np. 6-miesięczny okres rozliczeniowy.
Komentując te skrajne stanowiska trzeba powiedzieć wprost – każdy praktyk wie, że bez harmonogramu, bez odniesienia się do planu pracy, nie ma możliwości prawidłowego rozliczenia czasu pracy, a w konsekwencji prawidłowego naliczenia wynagrodzenia.
Z drugiej strony tworzenie harmonogramów na bardzo długie okresy czasu zaczyna przypominać bardziej zabawę graficzną, niż racjonalne działanie. W praktyce harmonogram sporządzony na przykład na cały 3-miesięczny okres rozliczeniowy już drugim miesiącu staje się fikcją. Dlatego praktycznym rozwiązaniem, które według naszych doświadczeń jest tolerowane przez organy kontroli, jest sporządzanie harmonogramu czasu pracy na cały okres rozliczeniowy, jednak podawanie ich do wiadomości pracowników w partiach np. przy 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym harmonogramy podajemy do wiadomości pracowników na okresy miesięczne.
W takiej sytuacji zmiana części harmonogramu, który jeszcze nie został podany do wiadomości pracowników nie nastręcza problemów. Bardziej kontrowersyjna jest kwestia zmiany harmonogramu, który został już podany do wiadomości pracowników. W tym zakresie praktycy i inspektorzy pracy akcentują, że zmiana harmonogramu czasu pracy jest właściwie rozwiązaniem pewnym i stabilnym, tylko o ile dopuszczają takie działanie przepisy prawa zakładowego. Chodzi w istocie o określenie w regulaminie pracy takich spraw jak katalog okoliczności, których wystąpienie uprawni pracodawcę do zmiany harmonogramu czy też sprecyzowanie samego trybu wprowadzenia zmiany w harmonogramie.
Może zabrzmi to jak truizm, ale praktyka dowodzi, że dla niektórych nie jest to oczywiste – abyśmy mówili o zmianie harmonogramu musi mieć ona charakter uprzedni w stosunku do wykonania przez pracownika w pracy w danym dniu objętym harmonogramem. Dla stabilności stosowanego rozwiązania szczególnie istotne znaczenie ma zachowanie odpowiedniego wyprzedzenia czasowego, z zachowaniem którego informujemy pracownika o zmianie pory wykonywania przez niego pracy. W tym zakresie stwierdzić należy, że najczęściej pracodawcy stosują regułę gwarantująca pracownikowi 2 – 3 dni wyprzedzenia w stosunku do daty realizacji skorygowanego harmonogramu. Zasadniczo jest to rozwiązanie stabilne, które nie jest kwestionowane przez organy kontroli.
Decydując się na zmianę harmonogramu trzeba pamiętać o właściwym udokumentowaniu tego zdarzenia. Trzeba bowiem pamiętać, że zmiany w harmonogramie często rodzą sytuacje sporne, których konsekwencją jest kontrola PIP. W praktyce rozwiązaniem godnym polecenia, a które funkcjonuje praktycznie u każdego szanującego przepisy prawa pracodawcy zmiana harmonogramu oprócz potwierdzenia jej podpisem pracownika, którego dotyczy, dopuszczalna jest wyłącznie w przypadku zgody pracownika.
