Skopiuj link
Zgodnie z ar. 6 przywołanego rozporządzenia pracodawca zakłada i prowadzi dla każdego pracownika akta osobowe. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Obowiązek prowadzenia akt osobowych dotyczy zatem każdego pracodawcy, nawet wówczas gdy zatrudnia on tylko jednego pracownika. Z obowiązku tego zwolniony będzie natomiast przedsiębiorca, na rzecz którego świadczą pracę osoby fizyczne w oparciu o umowy prawa cywilnego. W tym przypadku wystarczającym będzie zwykłe gromadzenie dokumentacji dotyczącej zatrudnionych osób, nie spełniającej wymogów przewidzianych dla akt osobowych.
Akta osobowe powinny być prowadzone w formie dokumentowej. Ustawodawca nie przewidział w przepisach możliwości prowadzenia ich wyłącznie w formie elektronicznej. Powyższe zostało potwierdzone w stanowisku Głównego Inspektora Pracy z dnia 9 kwietnia 2010 r. nr GPP-87- 4560-29/10/PE/RP, które w dalszym ciągu zachowuje aktualność.
Zgodnie z wskazanym powyżej rozporządzeniem, określającym dosyć precyzyjnie zasady dotyczące prowadzenia akt osobowych pracownika, akta powinny zostać podzielone na trzy części: A, B, C. W części A pracodawca przechowuje dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie, takie jak na przykład kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, którego wzór stanowi załącznik do w/w rozporządzenia. Część B przeznaczona jest na dokumenty dotyczące okresu zatrudnienia, na przykład umowy o pracę, zaś część C to część, w której pracodawca gromadzi dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy. Przykładowy wykaz dokumentów, które mogą znaleźć się w poszczególnych częściach akt osobowych znajduje się w wspomnianym rozporządzeniu dotyczącym prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika.
Istotne jest również tworzenie wykazu dokumentów znajdujących się rzeczywiście w każdej z części akt osobowych oraz numerowanie dokumentów znajdujących się w aktach. W przypadku usunięcia któregokolwiek z dokumentów zarchiwizowanych pierwotnie w aktach osobowych należy to uczynić w sposób zgodny z przepisami prawa. I tak usuwając informację o ukaraniu pracownika należy przekreślić w wykazie punkt dotyczący ukarania pracownika karą porządkową, wskazując podstawę prawną usunięcia takiej informacji (tj. art. 113 kodeksu pracy) wraz z podpisem osoby dokonującej ingerencji w akta osobowe.
