Skopiuj link
Obowiązek prowadzenia akt osobowych oraz sankcje w przypadku naruszeń
W świetle art. 94 pkt 9a kodeksu pracy pracodawca jest zobligowany w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Konsekwencją naruszenia przez pracodawcę w/w obowiązku jest oczywiście odpowiedzialność wykroczeniowa określona w art. 281 pkt 6 kodeksu pracy.
Sposób prowadzenia akt osobowych
Kwestie „techniczne” związane z zawartością teczek pracowniczych zostały uregulowane w § 6 rozporządzenia MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Wynika z niego, iż akta osobowe muszą być podzielone na części A, B i C, natomiast dokumenty w poszczególnych częściach ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. W pierwszej części należy umieścić dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w drugiej – związane z aktualnie trwającym zatrudnieniem natomiast w części C – związane
z ustaniem zatrudnienia.
Archiwizacja dokumentacji pracowniczej
Regulacje związane z przechowywaniem teczek osobowych odnajdziemy natomiast w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W świetle art. 51u powołanej ustawy pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego
przechowywania w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości.
Dokumenty związane ze stosunkiem pracy, które są kompletowane w trakcie zatrudnienia co do zasady są więc archiwizowane w zakładzie pracy.
Praktycznie….
Aktualnie obowiązujące przepisy nie regulują kwestii zakładania akt osobowych dla pracownika zatrudnianego w zakładzie ponownie. Wynika z nich przede wszystkich obowiązek prowadzenia teczek indywidualnie dla każdego
z pracowników. Celem ustawodawcy jest bowiem zebranie dokumentów poświadczających określone uprawnienia pracownicze w trakcie trwania konkretnego stosunku pracy. Jednocześnie, w związku z koniecznością zapewnienia ochrony danych osobowych i zagwarantowanym dostępem poszczególnych pracowników do swoich akt, teczki pracobiorców nie mogą być wspólne, muszą być odrębne.
Podsumowując…
Wydaje się więc, iż przy ponownym zatrudnianiu pracownika nowe akta osobowe nie muszą być zakładane. Dane w teczkach i tak są przechowywane u pracodawcy. Warto jednak podkreślić, iż z praktycznego punktu widzenia akta muszą mieć zachowaną chronologię i podział dla aktualnego zatrudnienia. Z całą pewnością bowiem pracodawca będzie „rozliczany” z zapewnienia pracownikom możliwości skorzystania z przysługujących mu uprawnień pracowniczych.
