Skopiuj link
Potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą
Jedną z podstawowych reguł związanych z ochroną wynagrodzenia za pracę jest wypłata świadczeń do rąk własnych pracownika. W świetle jednak art. 86 § 3 kodeksu pracy obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie. Oświadczenie pracownika musi więc odzwierciedlać faktyczną zgodę pracownika, nie zaś stanowić jego wniosek lub prośbę. Wydaje się więc, iż określenie „proszę / wnoszę o przekazywanie mojego wynagrodzenia….” stanowi jedynie dorozumianą zgodę pracownika. Warto więc zastanowić się nad jej doprecyzowaniem.
Pisemna zgoda pracownika jest wymagana także w przypadku tzw. dobrowolnych potrąceń z wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą (art. 91 kodeksu pracy). Zgoda powinna być wyraźna i pisemna, odnosząca się do skonkretyzowanego potrącenia. Wydaje się, iż niektóre klauzule zawarte we wnioskach o objęcie tzw. grupowym ubezpieczeniem podane przez towarzystwa ubezpieczeniowe o treści „upoważniam do ….” są nie do końca precyzyjne, jednoznaczne. Warto więc zastanowić się nad ich doprecyzowaniem – w zakresie wyraźnej i bezpośredniej zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia pracowniczego.
Niekompletna dokumentacja dotycząca czasu pracy
W przypadku dokumentów związanych z czasem pracy należy wspomnieć o trzech rodzajach: planowanie pracy, potwierdzanie przybycia i obecności w pracy oraz ewidencja czasu pracy. Co może „umknąć” w przypadku tych dokumentów?
Po pierwsze, jeżeli ogólny rozkład czasu pracy wynikający z prawa powszechnego lub wewnątrzzakładowego nie jest konkretny i stały – należy sporządzać grafiki, z wyjątkami podanymi w art. 129 § 4 kodeksu pracy. Z informacją o rozkładzie (co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony rozkład) należy dotrzeć indywidualnie do każdego z pracowników, w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy. Może warto więc zapewnić aby pracownik podawał datę otrzymania grafiku? W związku z zapisem art. 149 kodeksu pracy oraz celem dokumentowania czasu pracy wydaje się, iż pierwotne wersje harmonogramów pracy powinny być przechowywane łącznie z ewidencją czasu pracy.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z powołanego powyżej
art. 149 kodeksu pracy, zawartość karty ewidencyjnej natomiast określono w § 8 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Na co warto zwrócić uwagę? Jednym z elementów ewidencji czasu pracy jest praca w poszczególnych dobach pracowniczych. Doba została zdefiniowana w art. 128 § 3 pkt 1 kodeksu pracy i oznacza kolejne 24 godziny poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Wydaje się więc, iż powinny być zaewidencjonowane godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dobach.
Należy też zwrócić uwagę na dokumentację tzw. zadaniowców. W art. 149 § 2 kodeksu pracy ustawodawca postanowił, iż wobec m.in. tej grupy pracowniczej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Nie zwalnia to jednak pracodawcy z prowadzenia ewidencji czasu pracy, pozostałe parametry muszą być bowiem wykazywane. Ponadto zatrudnienie pracownika w zadaniowym systemie czasu pracy nie anuluje obowiązku zapewnienia potwierdzenia przybycia i obecności w pracy. Jeśli są to listy obecności, „zadaniowiec” powinien ją podpisywać.
