W aktach osobowych pracownika można przechowywać wszystkie jego świadectwa pracy

Przedstawiony w zapytaniu pogląd jest przejawem błędnej interpretacji przepisów wspomnianego rozporządzenia. Należy bowiem podkreślić, że przywołany § 1 ust. 1 pkt 2 dotyczy wyłącznie kandydata na pracownika, czyli osoby dopiero ubiegającej się o zatrudnienie u danego pracodawcy, a nie pracownika, czyli osoby już przez niego zatrudnionej.

W myśl tego przepisu, od kandydata na pracownika pracodawca może wymagać przedłożenia świadectwa/świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia przypadające w roku kalendarzowym, w którym osoba ta ubiega się o zatrudnienie.  

Z chwilą zatrudnienia osoba ta uzyskuje status pracownika. Z tą też chwilą pracodawca zobowiązany jest założyć mu akta osobowe i może żądać przedłożenia wszystkich posiadanych przez niego dokumentów potwierdzających przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Dokumenty te należy przechowywać w formie kserokopii lub odpisów w części „A” akt osobowych, co jednoznacznie wynika z treści § 6 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia.

Przepis ten stanowi, że pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe, których część „A” służy przechowywaniu dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie zarówno określonych w § 1 ust. 1, jak i w § 1 ust. 2 rozporządzenia. Oznacza to, że w tej części akt osobowych pracodawca może przechowywać nie tylko świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (§ 1 ust. 1 rozporządzenia), ale również i świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (§ 1 ust. 2 rozporządzenia).

Tym samym, w części A akt osobowych pracodawca może (ale nie musi) przechowywać odpisy lub kserokopie wszystkich świadectw pracy danego pracownika. Niemniej jednak może również postanowić, że zamiast przechowywać kserokopie/odpisy tych dokumentów poprzestanie na informacji przedstawionej mu przez pracownika w kwestionariuszu osobowym.