Czy osobą, o której mowa w art. 3 ze znaczkiem 1 KP może być ktoś spoza firmy?

Tak, tego typu działanie jest zgodne z art. 3¹ kodeksu pracy (dalej: KP), który stanowi, że za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Dotyczy to również pracodawcy będącego osobą fizyczną, jeżeli nie dokonuje on osobiście czynności, o których mowa w tym przepisie. „Inna wyznaczona do tego osoba” wspomniana w przytoczonym przepisie nie musi być zatrudniona w charakterze pracownika w danym przedsiębiorstwie (por. m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 5.05.2011 r., II PK 181/10, LEX nr 1165761).

Upoważnienie do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy nie musi wynikać z dokumentu sporządzonego z zachowaniem szczególnej formy. Wyznaczenie innej osoby dokonującej tychże czynności może nastąpić przez złożenie w dowolnej formie oświadczenia woli pracodawcy i wyrażenie na to zgody przez tę osobę (wyr. Sądu Najwyższego z 20.09.2005 r., II PK 412/04, OSNP 2006/13-14/210). W szczególności zaś, dokonywanie czynności z zakresu prawa pracy za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną przez osobę lub organ zarządzający tą jednostką albo inną wyznaczoną do tego osobę nie jest uzależnione od udzielenia jej pełnomocnictwa (por. wyrok Sądu Najwyższego z 2.02.2001 r., I PKN 226/00, OSNP 2012/11-12/139). Przy czym, z praktycznego punktu widzenia, wskazanym byłoby, aby przekazanie kompetencji do dokonywania omawianych czynności dokonane zostało z zachowaniem formy pisemnej dla celów dowodowych.

W tego typu piśmie należałoby wyznaczyć zakres spraw powierzonych omawianej osobie, przez ich wyliczenie (katalog pozytywny), bądź przekazać jej całości spraw z omawianego zakresu z wyliczeniem czynności zastrzeżonych wyłącznie do kompetencji samego pracodawcy (katalog negatywny).

Fakt powierzenia określonych kompetencji do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy konkretnej osobie może być potwierdzony odpowiednim zapisem poczynionym w treści aktu wewnątrzzakładowego, np. w regulaminie pracy.