Reguły wypłacania należności z tytułu podróży służbowej u pracodawców spoza sfery budżetowej

Kwestie związane ze sposobem rozliczania należności z tytułu podróży służbowej mogą zostać odmiennie uregulowane u pracodawców będących jednostkami państwowej lub samorządowej sfery budżetowej (pracodawcy ze sfery budżetowej) i u pracodawców z sektora przedsiębiorstw prywatnych (pracodawcy spoza sfery budżetowej).

W przypadku pierwszej ze wspomnianych grup pracodawców kwestie związane z przedmiotową problematyką reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167) – dalej: „rozporządzenie”.

Natomiast warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom zatrudnionym u pracodawców spoza sfery budżetowej mogą (ale nie muszą) zostać uregulowane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (zob. art. 77⁵ § 2 kodeksu pracy – dalej: KP). Jeżeli jednak w tym trybie nie dojdzie do ustanowienia odmiennych zasad od tych określonych w rozporządzeniu, wówczas do pracowników tych znajdują zastosowanie przepisy rozporządzenia (zob. art. 77⁵ § 5 KP).

Odmienność regulacji dotyczącej rozliczania podróży służbowych u pracodawców spoza sfery budżetowej może w szczególności przejawiać się ustaleniu wysokości diety i zasad jej wypłacania w sposób różniący się od reguł przyjętych w rozporządzeniu. Mając na względzie zasadę uprzywilejowania pracownika wyrażoną w art. 9 § 2-5 oraz art. 18 § 2 KP, wewnątrzzakładowe przepisy określające reguły zwrotu poniesionych przez pracowników kosztów podróży służbowej – co do zasady – nie powinny być mniej korzystne od reguł przewidzianych w rozporządzeniu.

Od tej zasady możliwy jest jednak pewien wyjątek. Zgodnie z art. 77⁵ § 4 KP, pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą obniżyć przewidzianą w rozporządzeniu wysokość diety z tytułu zagranicznej podróży służbowej do poziomu wysokości diety przysługującej za krajową podróż służbową. Poza tym wyjątkiem, przepisy prawa pracy nie przewidują możliwości „pogarszania” innych warunków rozliczania należności z tytułu podróży służbowej w porównaniu z regulacją zawartą w rozporządzeniu.

W związku z tym, w pozostałym zakresie (poza wysokością diety za zagraniczną podróż służbową), przepisy rozporządzenia ustanawiają minimalny standard wszystkich świadczeń z tytułu podróży służbowych, które w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę mogą być uregulowane korzystniej dla pracownika (por. m.in. uzasadnienie do uchwały Sądu Najwyższego z dnia 12.06.2014 r., II PZP 1/14, LEX nr 1469181 oraz wyroku Sądu Najwyższego z dnia 4.09.2014 r., I PK 7/14, LEX nr 1515145).

Dotyczy to również innych uprawnień pracowniczych związanych z faktem odbywania podróży służbowej. W tym kontekście, na tle przedstawionego zapytania, rozważenia wymaga kwestia sposobu uregulowania w układzie zbiorowym pracy, czy regulaminie wynagradzania prawa do zaliczki na niezbędne koszty podróży służbowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Postanowienia wspomnianych aktów prawa zakładowego dotyczące tego zagadnienia powinny być zgodne z przepisami rozporządzenia regulującymi tę problematykę. Ewentualne odmienności regulacji wewnątrzzakładowej mogą polegać jedynie na zwiększeniu pracowniczych uprawnień.

Zgodnie z treścią rozporządzenia, obowiązek wypłaty zaliczki dotyczy wyłącznie zagranicznej podróży służbowej (zob. § 20 ust. 1 rozporządzenia). W tym przypadku pracodawca jest zobowiązany wypłacić pracownikowi zaliczkę niejako „z urzędu”, bez konieczności uprzedniego przedłożenia wniosku przez pracownika.

Natomiast w przypadku krajowej podróży służbowej wypłata zaliczki ma charakter fakultatywny i następuje na podstawie wniosku pracownika (zob. § 11 rozporządzenia). Innymi słowy, dopiero wniosek pracownika sprawia, że pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia zaliczki na potrzeby krajowej podróży służbowej. Przepisy rozporządzenia nie narzucają formy, w jakiej omawiany wniosek powinien zostać złożony. Stąd też pracownik może wystąpić o wypłatę zaliczki w dowolnej formie, nawet ustnie.

A zatem, w oparciu o przepisy rozporządzenia uzasadniona jest teza, że pracodawca nie jest zobowiązany do wypłacenia zaliczki z tytułu krajowej podróży służbowej pracownikowi, który o nią nie wystąpił.

Tym samym, postanowienia układu zbiorowego pracy, czy regulaminu wynagradzania pracodawcy spoza sfery budżetowej przewidujące obowiązek wypłacania zaliczki bez konieczności przedkładania przez pracownika wniosku o jej wypłatę jedynie w przypadku zagranicznej podróży służbowej będą w pełni zgodne z postanowieniami rozporządzenia.

Niemniej jednak w tym miejscu nieodzownym jest wspomnieć o tym, że w doktrynie prawa pracy szeroko prezentowany jest pogląd, zgodnie z którym koszty pracy związane z realizacją zadań wyznaczonych pracownikowi podczas podróży służbowej ponosi wyłącznie pracodawca. Przerzucanie tychże kosztów na pracownika jest niedopuszczalne, nawet gdyby miało się to wiązać jedynie z krótkotrwałym „kredytowaniem” działalności pracodawcy. Takie działanie pozostawałoby bowiem w sprzeczności z zasadami prawa pracy, m.in. zasadą prowadzenia działalności wyłącznie na ryzyko podmiotu zatrudniającego. Jeżeli zatem wykonanie zleconego zadania podczas podróży służbowej wymaga poczynienia określonych nakładów, to pracodawca powinien zapewnić pracownikowi niezbędne środki (w szczególności środki pieniężne) pozwalające na jego realizację.

Teza ta ma charakter uniwersalny i jako taka odnosi się do wszystkich pracodawców; zarówno tych ze sfery budżetowej, jak i spoza niej.