Pracodawca może żądać udokumentowania prawa do urlopu okolicznościowego odpisem aktu stanu cywilnego

Zgodnie z § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r., poz. 1632), pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

1. 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
2. 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Przepisy wspomnianego rozporządzenia nie regulują procedury udzielenia w/w zwolnień od pracy, zwanych potocznie „urlopami okolicznościowymi”, w szczególności zaś nie wskazują jakie dokumenty są wymagane w celu korzystania z omawianego uprawnienia. Kompetencja w zakresie sprecyzowania tego typu procedury pozostawiona została każdemu pracodawcy. W ramach ustalania przyjętych w danym zakładzie pracy reguł usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawcy mogą określić zasady składania wniosków o udzielanie urlopów okolicznościowych oraz dokumentowania prawa warunkującego możliwość korzystania z danego zwolnienia od pracy. U pracodawców objętych obowiązkiem tworzenia regulaminu pracy odpowiednie ustalenia w przedmiotowym zakresie znajdują się w tym właśnie akcie (zob. art. 104¹ § 1 pkt 9 kodeksu pracy – dalej: KP). Natomiast pracodawcy, którzy nie są zobowiązani do posiadania regulaminu pracy ustalenia te zamieszczają w treści tzw. informacji dodatkowej (zob. art. 29 § 3 KP).

W ramach przyjętej procedury wewnątrzzakładowej, pracownik może zostać zobligowany do udowodnienia prawa do urlopu okolicznościowego (art. 6 kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 KP). Wystarczającą formą powiadomienia o zdarzeniu wymienionym w § 15 przywołanego rozporządzenia jest oświadczenie uprawnionego pracownika poparte przedłożeniem dokumentu potwierdzającego fakt zaistnienia danego zdarzenia. W praktyce, najczęściej stosowanym dokumentem, w oparciu o który pracownicy dowodzą prawa skorzystania z urlopu okolicznościowego jest odpis aktu stanu cywilnego. Pracownik, któremu urlopu takiego udzielono może być zobowiązany przez pracodawcę do przedłożenia odpisu aktu stanu cywilnego w pewien czas po skorzystaniu ze zwolnienia od pracy.

W doktrynie prawa pracy zwraca się uwagę, że pracodawca nie powinien przechowywać odpisu dostarczonego przez pracownika aktu stanu cywilnego czy też jego kserokopii w jego aktach osobowych. Poza wskazaniem okoliczności potrzebnych do usprawiedliwienia nieobecności związanej z korzystaniem z urlopu okolicznościowego dokument ten zawiera bowiem również inne dane, których pracodawca nie może przetwarzać, ze względu na brak podstawy prawnej w tym zakresie wynikającej z ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2135). Na potrzeby związane z procedurą usprawiedliwienia omawianej nieobecności pracodawca bądź uprawniony przez niego pracownik (art. 3¹ KP) mogą co najwyżej sporządzić notatkę na okoliczność okazania odpisu aktu stanu cywilnego. W treści notatki mogą odnotować numeru aktu stanu cywilnego, datę jego wydania oraz datę zdarzenia, które dokument ten potwierdza. Po dokonaniu tych czynności przedłożony przez pracownika dokument należy mu zwrócić.