Zawarcie umowy w celu zastępstwa w przypadku nieobecności innego pracownika

Charakter prawny umowy zawartej w celu zastępstwa

Umowa zawarta w celu zastępstwa stanowi szczególny rodzaj umowy na czas określony. Wskazuje na to art. 25¹ § 4 k.p., zgodnie z którym ograniczenia w zawieraniu umów na czas określony nie mają zastosowania do umów o pracę na czas określony zawartych w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Wbrew pozorom umowa zawarta w celu zastępstwa nieobecnego pracownika jest umową zawartą na określony przez strony czas. Nieobecność zastępowanego pracownika determinuje bowiem czas trwania umowy. Z chwilą zakończenia usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika umowa zawarta w celu zastępstwa ulega bowiem rozwiązaniu.

Treść umowy zawartej w celu zastępstwa

Do treści umowy zawartej w celu zastępstwa nieobecnego pracownika zastosowanie ma art. 29 k.p. Jednakże z uwagi na specyfikę omawianej umowy należy poczynić pewne zastrzeżenia.

Osoba zastępująca pracownika powinna zostać zatrudniona na takim samym stanowisku jak zastępowany pracownik oraz wykonywać taki sam rodzaj pracy.

We wzorze umowy o pracę stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 roku, nr 62, poz. 286 z póź. zm.) została przewidziana rubryka na określenie przyczyn uzasadniających zawarcie umowy. W tym miejscu należy wskazać, iż umowa o pracę została zawarta w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, przy czym strony nie powinny się ograniczyć do ogólnych sformułowań („umowa zawarta w celu zastępstwa nieobecnego pracownika”), lecz skonkretyzować okoliczności zawarcia takiej umowy. W umowie należy zatem wskazać imię i nazwisko zastępowanego pracownika, jak również przyczynę bądź przyczyny tej nieobecności.

W umowie zawartej w celu zastępstwa strony mogą postanowić, że stosunek pracy zostaje zawarty na czas trwania usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika, bez konieczności określenia konkretnej daty rozwiązania stosunku pracy.

Limity w zawieraniu umów na czas określony a umowa zawarta w celu zastępstwa

Umowa zawarta w celu zastępstwa została wprost wskazana w art. 25¹ § 4 k.p. jako jedna z umów do której nie mają zastosowania limity z art. 25¹ § 1 k.p. Tym samym pracodawca może zawrzeć z tym samym pracownikiem więcej niż 3 umowy na zastępstwo, a czas trwania tych umów lub umowy może przekraczać 33 miesiące.

Rozwiązanie umowy na zastępstwo

Umowa na zastępstwo rozwiązuje się z chwilą zakończenia usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika. Przepisy prawa nie zabraniają wcześniejszego rozwiązania takiej umowy. Może to nastąpić:

• za porozumieniem stron – w każdym czasie,
• w drodze oświadczenia jednej ze stron stosunku pracy o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia – podstawę oświadczenia mogą stanowić zawinione przez drugą stronę stosunku pracy okoliczności wskazane w art. 52 k.p. lub art. 55 k.p., jak również upływ terminów określonych w art. 53 k.p.,
• w drodze oświadczenia jednej ze stron stosunku pracy o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem.

W przypadku gdy ustanie stosunku pracy następuje w wyniku rozwiązania za wypowiedzeniem, strony obowiązują określone w art. 36 § 1 terminy wypowiedzenia. Z przepisu wynika, iż okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

1. 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
2. 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
3. 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.