Przez jaki okres czasu należy przechowywać dokumenty pracownicze?

Obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych

W art. 94 pkt 9b k.p. ustawodawca nałożył na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Przedmiotowy obowiązek obejmuje dwie kategorie dokumentów. Pierwszą kategorię stanowią akta osobowe pracowników. Składają się na nią dokumenty określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Drugą kategorię tworzą dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Obejmuje ona m.in. imienną kartę wpłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Okresy przechowywania

Przepisy nie ustanawiają jednakowego okresu przechowywania dla wszystkich dokumentów związanych z zatrudnieniem. Dla poszczególnych kategorii dokumentów okres ten jest inny i wynosi:

• 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej (art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2016 roku, poz. 1506);
• 50 lat od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej (art. 51u ustawy
  z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2016 roku, poz. 1506);
• 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika – dla list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty (art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 887);
• 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej ZUS – kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty (art. 47 ust. 3c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 963);
• 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku – dokumentacja podatkowa (art. 71 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1047); art. 86 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.).

Dokumenty potwierdzające opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.

W stosunku do pewnych kategorii dokumentów przepisy prawa nie określają okresu ich przechowywania. Należą do nich m.in. listy obecności, wnioski urlopowe, harmonogramy czasu pracy. Z uwagi na okoliczność, iż dokumenty te mogą mieć znaczenie w ewentualnym sporze sądowym, przyjmuje się, iż powinny one być przechowywane przez okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, tj. 3 lat od dnia kiedy roszczenie stało się wymagalne (art. 291 k.p.).