Dopuszczalność żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie referencji

Informacje, których pracodawca może żądać od kandydata na pracownika

Przepisy limitują zakres informacji, których ujawnienia może się domagać pracodawca od kandydata na pracownika. Przepis art. 22¹ § 1 k.p. upoważnia pracodawcę do żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania następujących danych osobowych:

1. imię (imiona) i nazwisko;
2. imiona rodziców;
3. data urodzenia;
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5. wykształcenie;
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż wymienione powyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (art. 22¹ § 4 k.p.).

Art. 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 894), zwanego dalej rozporządzeniem, wskazuje dokumenty, których przedstawienia pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Należą do nich:

1. wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
2. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
3. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
4. świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego;
5. orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
6. dokumenty, których obowiązek przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Zakaz domagania się przez pracodawcę przedstawienia referencji

Żaden ze wskazanych powyżej przepisów nie upoważnia  pracodawcy do domagania się przedstawienia przez kandydata na pracownika referencji z poprzednich miejsca pracy. W szczególności takiej możliwości nie można upatrywać w uprawnieniu pracodawcy do żądania przedstawienia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy. W rzeczywistości chodzi tutaj bowiem o certyfikaty, zaświadczenia, dyplomy i inne dokumenty potwierdzające zakończenie kursu, szkolenia lub zdobycie określonych kwalifikacji.

Jedynie w przypadku gdyby przepis odrębny przyznawał pracodawcy uprawnienie do domagania się przedstawienia przez kandydata na pracownika referencji, jego żądanie byłoby zgodne z prawem. Takim przepisem nie jest jednak art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.). Wynika z niego, iż dopuszczalne jest przetwarzanie danych osobowych, jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę.

W doktrynie i w judykaturze przyjmuje się, iż zgoda winna zostać wyrażona dobrowolnie. W przypadku gdy z żądaniem ujawnienia danych osobowych występuje pracodawca, trudno uznać zgodę na ujawnienie danych osobowych za dobrowolną.

Dobrowolne przedstawienie referencji przez pracownika

Przepisy art. 22¹ § 1, 4 k.p. oraz § 1 ust. 1 rozporządzenia określają wyłącznie zakres informacji, których ujawnienia może się domagać pracodawca od  kandydata na pracownika. Ustawodawca nie ogranicza natomiast zakresu informacji, które pracownik może ujawnić z własnej woli. Pracownik może zatem udostępnić pracodawcy z własnej inicjatywy również inne niż wymienione w ww. przepisach dane osobowe i dokumenty, w tym referencje.

Powyższe potwierdza § 1 ust. 2 rozporządzenia. Wynika z niego, iż osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Radca Prawny

Dominika Zarzycka-Dudek

[email protected]

Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta

[email protected]