Skopiuj link
W aktach osobowych pracowników nie mogą się znajdować oryginały dokumentów przedstawianych przez pracowników. Z § 1 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 894 z późn. zm.), wynika bowiem, iż w aktach osobowych pracownika pracodawca przechowuje odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.
Cytowany przepis należy interpretować w ten sposób, iż odpisy lub kopie dokumentów sporządza pracodawca albo przynosi je pracownik.
W tym drugim wypadku pracodawca ma prawo jedynie zażądać do wglądu oryginałów dokumentów, na podstawie których zostały sporządzone kopie lub odpisy.
Żaden przepis nie nakłada na pracodawcę obowiązku potwierdzania za zgodność z oryginałem włączonych do akt osobowych odpisów i kopii dokumentów. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby pracodawca z własnej inicjatywy dokonał takiego poświadczenia. Może to nastąpić w sytuacji, gdy na przykład pracodawca ma wątpliwości co do treści kopii lub odpisów dokumentów składanych przez pracownika, a także w celu ochrony przed zarzutem nieprawidłowości przy sporządzaniu kopii i odpisów przedstawionych przez pracowników dokumentów.
Z poświadczenia wynika bowiem, iż kserokopia lub odpis jest zgodny z rzeczywistą treścią oryginalnego dokumentu.
Warunkiem potwierdzenia za zgodność jest zweryfikowanie przez pracodawcę treści kopii lub odpisów dokumentów. Następuje to poprzez zapoznanie się z oryginałem dokumentu. W przypadku gdy pracodawca nie ma możliwości zapoznania się z oryginałem dokumentu, nie może zweryfikować jego prawdziwości, a tym samym poświadczyć go za zgodność z oryginałem.
Poświadczanie za zgodność jest czynnością techniczną. Nie jest to czynność prawna. Zazwyczaj polega ono na zamieszczeniu na dokumencie adnotacji „za zgodność z oryginałem” oraz opatrzeniu jej datą i podpisem osoby, która poświadczała za zgodność.
Przepisy nie różnicują ważności znajdujących się w aktach osobowych pracownika dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem oraz niepoświadczonych. Bez względu zatem na to, czy dokument jest poświadczony za zgodność z oryginałem, czy nie pracodawca powinien go uwzględnić przy ustalaniu uprawnień przysługujących danemu pracownikowi.
Pracodawca nie musi osobiście poświadczać za zgodność każdego dokumentu. Może upoważnić do tego m.in. pracowników działu kadr, do którego obowiązków należy zajmowanie się aktami osobowymi.
Radca Prawny
Dominika Zarzycka-Dudek
Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta