Skopiuj link
Pracodawca nie może gromadzić w aktach osobowych pracowników dowolnych dokumentów. Dokumenty, które powinny się znaleźć w aktach osobowych pracownika, wskazuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 894 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem. Katalog dokumentów wskazanych w rozporządzeniu nie ma jednak charakteru zamkniętego ani wyczerpującego.
Przepisy rozporządzenia ani nie zakazują, ani nie nakazują załączania do akt osobowych pracownika odpisu skróconego aktu małżeństwa. Kwestia ta ma istotne znaczenie praktyczne. Rzeczony dokument stanowi bowiem dowód zmiany jego nazwiska.
Ze względu na brak wyraźnego zakazu wielu pracodawców decyduje się na załączenie do akt osobowych pracowników kopii przedstawionych przez pracowników odpisów skróconych aktu małżeństwa. Takie działanie stoi jednak w sprzeczności z postanowieniami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych). Odpis skrócony aktu małżeństwa zawiera bowiem również dane osobowe małżonka pracownika oraz rodziców pracownika i jego małżonka. Dane osobowe tych osób nie są pracodawcy potrzebne i nie powinny być przez niego przetwarzane.
Mając na względzie powyższe, wydaje się, iż zamiast załączać do akt osobowych pracownika odpis skrócony aktu małżeństwa, pracodawca powinien uzyskać od pracownika oświadczenie potwierdzające zaistnienie określonych okoliczności, tj. zmianę nazwiska. Równocześnie może on żądać przedstawienia do wglądu dokumentów potwierdzających zaistnienie okoliczności, o których mowa w oświadczeniu.