Jak prawidłowo należy usuwać dokumenty z akt osobowych?

Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 894 z późn. zm.), zwanym dalej rozporządzeniem. Nie zawiera ono jednak przepisów określających reguły usuwania z akt osobowych pracowników dokumentów, które nie powinny się w nich znaleźć. Treść rozporządzenia może jednak być pomocna przy ustalaniu tych reguł.

Pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe oddzielne dla każdego pracownika (§ 6 ust. 1 rozporządzenia). Składają się one z 3 części:

• część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, np.: wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,  świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe;
• część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, np.: umowa o pracę, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych;
• część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy (§ 6 ust. 2 rozporządzenia).

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny zostać ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.  Co więcej, każda część powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów (§ 6 ust. 3 rozporządzenia). Ustawodawca nie uregulował jednak zasad numerowania zawartości teczek akt osobowych.

Nie ma jednej metody postepowania w przypadku usunięcia dokumentu z akt osobowych. Najczęściej zaleca się ponowne numerowanie dokumentów znajdujących się w tej części akt, z której dokument został usunięty, oraz sporządzenie nowego wykazu. Metoda ta wymaga jednak dodatkowej pracy. W celu jej uniknięcia wielu specjalistów ds. kadr zaleca stosowanie numeracji dodatkowej, np. 1a, 1b itd. W takim przypadku usunięcie dokumentu z akt osobowych nie wymusza ponownego numerowania dokumentów oraz sporządzania nowego wykazu dokumentów. Wystarcza wprowadzenie odpowiednich zmian do wykazu.