Skopiuj link
Zasady zwrotu kosztów użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwane dalej rozporządzeniem.
Z rozporządzenia wynika, iż zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych następuje w formie kilometrówki lub w formie ryczałtu.
Kilometrówka stanowi iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Zgodnie § 2 rozporządzenia stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie może być wyższa niż:
1. dla samochodu osobowego:
a. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
b. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
2. dla motocykla – 0,2302 zł,
3. dla motoroweru – 0,1382 zł.
Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca (§ 3 ust. 1 rozporządzenia). Jego wysokość powinna być uzależniona od liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, i nie może przekroczyć:
- 300 km – w gminach lub miejscowościach do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km – w gminach lub miejscowościach od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km – w gminach lub miejscowościach powyżej 500 tys. mieszkańców (§ 3 ust. 2 rozporządzenia).
W przypadku pojazdów prywatnych wykorzystywanych do celów służbowych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych limit nie może przekraczać 1500 km. Natomiast w stosunku do pojazdów wykorzystywanych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej limit nie może on przekroczyć 3.000 km (§ 3 ust. 3,4 rozporządzenia).
Stanowiący zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych ryczałt ustalany jest po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu (§ 4 ust. 1 rozporządzenia).
Przyjmuje się, iż zarówno kilometrówka, jak i ryczałt stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Na podstawie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolniony z podatku jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw.
Zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, następuje do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w rozporządzeniu, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.
Zwrot kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych w związku z jazdami zamiejscowymi korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W myśl tego przepisu wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
