Deklaracja roczna o zaliczkach na podatek dochodowy (PIT - 4R)

PIT-4R obejmuje zbiorcze zestawienie zaliczek na podatek dochodowy pobieranych i wpłacanych przez płatnika w danym roku podatkowym. Deklaracja, sporządzona według ustalonego wzoru, powinna zostać przekazana do urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby.

Płatnik ujawnia w deklaracji kwoty zaliczek na podatek dochodowy faktycznie pobrane, chyba że deklaracja wyraźnie wymaga wskazania kwot należnych. Ponadto w PIT-4R wskazuje się również informację o liczbie podatników, których dotyczą wskazane w deklaracji zaliczki na podatek. W związku z tym uwzględnia się w niej również podatników, którzy nie są już zatrudnieni, lecz w stosunku do których nadal pobiera się zaliczki na podatek.

Obowiązek złożenia deklaracji istnieje również w przypadku, gdy kwota zaliczek na podatek wyniosła zero oraz gdy w danym roku podatnik nie zatrudniał nikogo, lecz w pierwszym miesiącu roku wystąpiły zaliczki. Rzeczony obowiązek nie powstaje natomiast w przypadku, gdy podatnik nie dokonywał żadnych wypłat rodzących obowiązek poboru zaliczek, a także nie zatrudnia nikogo.

Warto pamiętać, że w oparciu o regulacje zawarte w ustawie Ordynacja podatkowa, kwoty podstawy zaliczki na podatek oraz same zaliczki przesyłane do urzędu skarbowego podlegają zaokrągleniu do pełnych złotych (końcówkę kwoty podstawy opodatkowania wynoszącą mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówkę wynoszącą 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych).

Zobowiązanymi do złożenia deklaracji PIT-4R są podmioty wskazane w art. 31 oraz 33 – 35 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są to:

• zakłady pracy (art. 31 ustawy o PIT),
• rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną (art. 33 ustawy o PIT),
• organy rentowe (art. 34 ustawy o PIT),
• osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy – od wypłacanych przez nie emerytur i rent (art. 35 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT),
• uczelnie, federacje podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki, instytuty naukowe Polskiej Akademii Nauk, instytuty badawcze, międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw działające na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne – od wypłacanych przez nie stypendiów (art. 35 ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT),
• organy zatrudnienia – od świadczeń wypłacanych z Funduszu Pracy (art. 35 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT),
• wojewódzkie urzędy pracy – od świadczeń wypłacanych z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (art. 35 ust. 1 pkt 3a ustawy o PIT),
• areszty śledcze oraz zakłady karne – od należności za pracę przypadającej tymczasowo aresztowanym oraz skazanym (art. 35 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT),
• spółdzielnie – od oprocentowania wkładów pieniężnych członków spółdzielni, zaliczonego w ciężar kosztów spółdzielni (art. 35 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT),
• oddziały Agencji Mienia Wojskowego – od wypłacanych żołnierzom świadczeń pieniężnych wynikających z przepisów ustawy z dnia 22 czerwca 1995 r. o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej (art. 35 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT),
• centrum integracji społecznej – od wypłacanych świadczeń integracyjnych i motywacyjnej premii integracyjnej, przyznanych na podstawie ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym (art. 35 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT),
• podmioty przyjmujące na praktykę absolwencką lub staż uczniowski – od świadczeń pieniężnych wypłacanych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich lub odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (art. 35 ust. 1 pkt 8 ustawy o PIT).

Co do zasady omawiana deklaracja roczna powinna zostać wysłana do urzędu skarbowego do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, którego dotyczy. Jednak w przypadku, gdy podatnik zaprzestał prowadzenia działalności gospodarczej przed wskazanym terminem, deklaracja powinna zostać wysłana do dnia zaprzestania tej działalności.

Zasadą jest złożenie deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 45ba ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).