Co do zasady pracownikowi przysługuje niezbywalne prawo do corocznego urlopu nieprzerwanego (art. 152 § 1 kodeksu pracy). Na wniosek pracownika urlop może zostać podzielony na części. Przynajmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 kodeksu pracy). Jest to wyjątek od zasady nieprzerwanego urlopu. Wniosek o podział urlopu na części powinien być złożony przez pracownika przed sporządzeniem planu urlopów, chyba że pracodawca nie jest obowiązany do jego ustalenia (art. 163 § 1 i 1¹ kodeksu pracy). Należy pamiętać, że podzielenie urlopu na części bez wniosku pracownika jest niedopuszczalne, ale pracodawca nie jest obowiązany uwzględnić wniosku, nawet jeśli został on przez pracownika umotywowany. To do pracodawcy należy ostateczna decyzja, czy wnioskowane przez pracowników urlopy nie spowodują zakłócenia toku pracy.

Co do zasady, termin wykorzystania urlopu powinien zostać określony w planie urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca po uwzględnieniu wniosków pracowników. Jeżeli pracodawca nie tworzy planu urlopów to ich udzielenie powinno odbywać się w porozumieniu z pracownikami.

Pracownik powinien wykorzystać urlop wypoczynkowy w wybranym przez siebie okresie. Pracodawca dysponuje prawem „wysłania” pracownika na urlop wypoczynkowy tylko w ściśle określonych wypadkach. Zgodnie z art. 167¹ kodeksu pracy w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru wynikającego z przepisów art. 155¹ kodeksu pracy. Udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia zależne jest jedynie od woli pracodawcy. Pracownik nie może sprzeciwić się tej decyzji. Ponadto w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.

Pracodawca jest ponadto obowiązany przesunąć ustalony termin rozpoczęcia korzystania z urlopu przez pracownika, jeżeli wystąpią usprawiedliwione przyczyny nieobecności pracownika w pracy, to jest z powodu:

• choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego i urlopu ojcowskiego.

Powyższe przyczyny uzasadniają również przerwanie urlopu.

Pracodawca obowiązany jest udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 kodeksu pracy). Jeżeli pracownik nie wykorzysta urlopu wypoczynkowego w tym roku, w którym nabył do niego prawo, musi on skorzystać z niego najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego (art. 168 kodeksu pracy).