Zgodnie z art. 129 § 3 kodeksu pracy rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony, w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Oznacza to, iż grafik nie musi się pokrywać z okresem rozliczeniowym. Dopuszczalne jest bowiem stworzenie harmonogramu na okres czasu krótszy niż okres rozliczeniowy, ale nie może on być krótszy niż miesiąc kalendarzowy.

W art. 129 § 4 kodeksu pracy ustawodawca wskazał przypadki, w których pracodawca nie ma obowiązku stworzenia harmonogramu czasu pracy. Dzieje się tak, jeżeli:

1. rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 § 1, albo z umowy o pracę;
2. w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w § 1; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik;
3. na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140¹;</sup>
4. na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Harmonogram powinien zostać przekazany do wiadomości pracownika co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy. Może to nastąpić zarówno poprzez udostępnienie pracownikom egzemplarza harmonogramu sporządzonego w formie papierowej, jak i za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W doktrynie i judykaturze przyjmuje się, iż zmiana grafiku powinna mieć charakter wyjątkowy i być związana z okolicznościami niemożliwymi do przewidzenia w momencie jego sporządzania, jak na przykład nieobecność innego pracownika spowodowana długotrwałą chorobą. Możliwość zmiany harmonogramu powinna być jednak przewidziana w przepisach wewnątrzzakładowych, w szczególności w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Przepisy te powinny określać sytuacje nadzwyczajne, które uzasadniają zmianę harmonogramu czasu pracy oraz procedurę, w jakiej następuje ta zmiana. Wydaje się, iż zasadnym byłoby przyjęcie reguły, iż zmiana grafiku powinna zostać dokonana w tej samej formie, w jakiej został sporządzony grafik.