Zgodnie z art. 168 kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w myśl art. 163 kodeksu pracy, czyli w terminie ustalonym w planie urlopów bądź po porozumieniu z pracownikiem, należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

„Omawiany obowiązek nie dotyczy udzielanych zgodnie z art. 167² czterech dni urlopu na żądanie pracownika. Uprawnienie do tego urlopu przysługuje bowiem na dany rok kalendarzowy i w razie niewykorzystania go przez pracownika w danym roku, nie przechodzi na rok następny. Zatem nieudzielenie pozostawionych poza inicjatywą pracodawcy i planem urlopów (oraz porozumieniem w sprawie terminu wykorzystywania urlopu) dni urlopu na żądanie, które wraz z końcem roku tracą swój specyficzny charakter, nie uważa się za naruszenie obowiązku wynikającego z art. 168.” (Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak).

Z przedmiotu, celu i zakresu art. 168 kodeksu pracy nie da się wywieść warunku, że zastosowanie art. 168 kodeksu pracy zależne jest od zgody pracownika. Warunek taki nie został wyrażony w powołanym przepisie (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 stycznia 2005 roku, sygn. akt I PK 124/05). Z orzecznictwa można wręcz wysnuć wniosek, że sprzeciw pracownika wobec udzielenia przez pracodawcę zaległego urlopu może być traktowany jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (naruszanie ustalonej organizacji pracy) i skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną. „W kwestii uprawnień pracodawcy do wyznaczenia terminu wykorzystywania zaległego urlopu we wrześniu następnego roku kalendarzowego SN w uzasadnieniu do wyr. z 2.9.2003 r. (I PK 403/02, OSNP 2004, Nr 18, poz. 310) zajął następujące stanowisko: "art. 168 KP stanowi, że urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (od 1.1.2012 r. do końca września następnego roku kalendarzowego). W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystywania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przywołanym przepisie. Udzielenie na podstawie art. 168 KP urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata w pierwszym kwartale następnego roku (od 1.1.2012 r. do końca września następnego roku kalendarzowego) nie wymaga zgody pracownika także wówczas, gdy w tym czasie biegnie okres wypowiedzenia umowy o pracę".” (Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak).

Warto zwrócić uwagę, że dla wypełnienia omawianej regulacji wystarczające jest udzielenie urlopu pracownikowi przez pracodawcę. We wskazanym w art. 168 kodeksu pracy terminie pracownik nie musi wykorzystać całego przysługującego mu urlopu za poprzedni rok kalendarzowy. Wystarczy, aby przed końcem września rozpoczął zaległy urlop.

Co ważne, niewykorzystanie urlopu przed upływem 30 września następnego roku nie powoduje utraty prawa pracownika do tego urlopu, dopóki nie nastąpi przedawnienie roszczenia o urlop (por. uchw. SN(7) z 20.2.1980 r., V PZP 6/79, OSNC 1980, Nr 7–8, poz. 131).

Niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku udzielenia zaległego urlopu do końca września kolejnego roku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, o którym mowa w art. 282 ust. 1 pkt 2 kodeksu pracy, i może skutkować nałożeniem na pracodawcę grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 złotych.