W kodeksie pracy wymieniono dane osobowe, które pracodawca ma prawo przetwarzać. I tak, na podstawie art. 22¹ kodeksu pracy pracodawca może domagać się od osoby ubiegającej się o zatrudnienie następujących danych:

1. imienia (imion) i nazwiska;
2. daty urodzenia;
3. danych kontaktowych wskazanych przez taką osobę;
4. wykształcenia;
5. kwalifikacji zawodowych;
6. przebiegu dotychczasowego zatrudnienia,

przy czym informacje wskazane w punktach 4-6 żąda się jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Ponadto w art. 22¹ § 4 kodeksu pracy sformułowano katalog danych dodatkowych, których pracodawca żąda od pracownika:

1. adresu zamieszkania;
2. numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3. innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4. wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
5. numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Dodatkowo w § 4 art. 22¹ kodeksu pracy ustawodawca wskazał, że pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Żaden z przywołanych wyżej katalogów nie wskazuje wprost na obowiązek pracownika w zakresie poinformowania pracodawcy o posiadanym stopniu niepełnosprawności. Takiej powinności nie znajdzie się również w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Podstawą mógłby być art. 22¹ § 4, jednak nie można zapominać, że ma on charakter względny. Brak woli pracownika skorzystania z określonych uprawnień zwalnia go z obowiązku ujawnienia informacji stanowiących podstawę ich nabycia.

Oczywiście nie można zapominać, że pracownik bezwzględnie nie może zataić informacji o stopniu niepełnosprawności przed lekarzem przeprowadzającym badania profilaktyczne. Taka wiedza ma ważkie znaczenie dla prawidłowej oceny stanu zdrowia pracownika i jego zdolności do wykonywania pracy danego rodzaju.

Z drugiej strony pracownik z orzeczonym stopniem niepełnosprawności może być chętnie zatrudniany przez pracodawcę. Taka sytuacja może mieć miejsce chociażby wtedy, gdy pracodawca, chcąc zwolnić się z obowiązku dokonywania wpłat do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, musi utrzymywać pewien określony procentowo stan zatrudniania osób niepełnosprawnych.