Podróż służbowa, zgodnie z treścią art. 77⁵ § 1 kodeksu pracy, obejmuje wykonywanie na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Za wykonywanie pracy w takich okolicznościach pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 kodeksu pracy). Przyjmuje się, iż w dyspozycji pracodawcy pozostaje pracownik, który wykonuje polecenia pracodawcy bądź – będąc zdolny do jej wykonywania – oczekuje na nie i chce je wykonywać.

„Czas podróży służbowej nie jest tożsamy z czasem pracy. Określenie czasu podróży służbowej jest natomiast istotne dla ustalenia świadczeń przysługujących pracownikowi (diety, kosztów przejazdu, noclegu itp.). W przypadku podróży służbowej krajowej należy przyjąć, że jej rozpoczęcie następuje w momencie wyjazdu poza umówione miejsce pracy, natomiast zakończenie to moment powrotu do tego miejsca. Jak jednak wynika z § 6 ust. 2 PodróżSłużR [Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej], pracodawca może uznać jako miejsce rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. W takim przypadku moment rozpoczęcia i zakończenia podróży będzie wyznaczało to miejsce. Natomiast czas podróży zagranicznej, zgodnie z § 12 PodróżSłużR, liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1. lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2. lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3. morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.”

(Kodeks pracy. Regulacje Covid-19 w prawie pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Arkadiusz Sobczyk).

Jednak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 czerwca 2005 roku (sygn. akt II PK 265/04) wskazał, że podróż nie stanowi realizacji zadania służbowego i w związku z tym czas jej trwania nie powinien być zaliczany do czasu świadczenia przez pracownika pracy. W związku z tym wynagrodzenie za czas podróży do miejsca realizacji zadania służbowego i powrotu do stałego miejsca świadczenia pracy należy się jedynie w sytuacji, gdy ma ona miejsce w ramach obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy. Jeżeli przypada ona poza tymi godzinami, pracownikowi nie przysługuje prawo do dodatkowego wynagrodzenia.

Wyjątek dotyczy sytuacji, w której w trakcie podróży odbywającej się poza harmonogramowymi godzinami pracy pracownik świadczy pracę. Jak wyjaśnił bowiem Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 4 kwietnia 1979 r., sygn. akt I PRN 30/79, „W czasie podróży służbowej czas przejazdu pracownika do miejsca delegowania i z powrotem nie jest z reguły czasem pracy i dlatego za taki czas nie przysługuje pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie. Są jednak przypadki, gdy uzasadnione jest wliczenie do czasu pracy czasu omawianego przejazdu, np. gdy w czasie pracy pracownik wykonuje czynności na rzecz zakładu pracy bądź gdy praca wykonywana jest wyłącznie lub w przeważającej mierze poza siedzibą zakładu pracy; wówczas może być uzasadnione wliczenie do czasu pracy krótkich przejazdów z zakładu pracy do miejsca wykonywania pracy i z powrotem oraz ewentualnie między miejscowościami, w których wykonywana jest praca.”

Podróż odbywana poza obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy, choć nie ma wpływu na wynagrodzenie pracownika, może mieć wpływ na możliwość skorzystania przez pracownika z prawa do odpoczynku.